Trước khi bắt đầu: Cần 3 thứ
Chuẩn bị mấy thứ này trước để khỏi mất công mở EHotel rồi lại đi tìm:
- Máy tính hoặc điện thoại có mạng. EHotel chạy trên trình duyệt, không phải cài thêm gì. Có app iOS và Android. Cá nhân tôi hay mở app lúc ngồi cà phê mà vẫn kiểm tra được khách sạn.
- Danh sách phòng. Tên từng phòng (101, 102… hoặc VIP 1, Phòng Đơn 3…), loại phòng, giá mỗi đêm. Ghi ra giấy hoặc mở file Excel có sẵn — chỉ cần biết thông tin, không phải nhập trước.
- Tài khoản dùng thử. Vào ehotel.vn/dang-ky-dung-thu, điền tên và số điện thoại. Xong. Dùng thử 7 ngày miễn phí, mở hết tính năng, không cần thẻ tín dụng. Không hợp thì thôi, không mất gì.
Vậy là đủ. Không cần biết công nghệ, không cần máy xịn, không cần nhờ ai cài đặt.
Bước 1: Đăng nhập lần đầu (2 phút)
Sau khi đăng ký, EHotel gửi email kích hoạt. Bấm link trong email, đặt mật khẩu. Vào dashboard.
Giao diện gọn. Menu chính bên trái, màn hình chính ở giữa. Lần đầu vào thì trống trơn vì chưa có phòng. Đừng lo — phần tiếp theo sẽ có ngay.
Bước 2: Thiết lập thông tin khách sạn (5 phút)
Khai báo thông tin cơ bản, làm một lần:
- Vào Thiết lập → Thông tin khách sạn
- Điền: tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại
- Chọn múi giờ: GMT+7 (Việt Nam)
- Chọn tiền tệ: VND
- Lưu
5 phút là xong. Sau đổi tên hay dời địa chỉ thì vào đây sửa.
Bước 3: Thêm phòng (10 phút)
Bước này tốn thời gian nhất nhưng quan trọng nhất. Làm đúng từ đầu thì sau check-in rất nhanh.
Vào Quản lý phòng → Danh sách phòng → bấm Thêm phòng mới.
Mỗi phòng cần điền:
- Tên phòng: số phòng (101, 102…) hoặc tên riêng (Hoa Hồng, View Biển…)
- Tầng: Tầng 1, Tầng 2… (chưa có thì tạo tầng trước ở mục Quản lý tầng)
- Loại phòng: Đơn, Đôi, VIP… (tạo loại phòng trước ở mục Loại phòng rồi mới chọn)
- Giá phòng: giá theo giờ, theo ngày, qua đêm (tùy mô hình)
- Trạng thái mặc định: để "Phòng trống"
Mẹo tiết kiệm thời gian: Tạo loại phòng trước, set giá mặc định cho loại đó. Khi thêm phòng mới, chỉ việc chọn loại phòng — giá tự điền theo. Khỏi gõ giá từng phòng.
Ví dụ:
- Loại "Phòng Đơn" → giá mặc định 200.000đ/ngày
- Loại "Phòng Đôi" → giá mặc định 350.000đ/ngày
Khách sạn 15 phòng, 2 loại phòng → tạo 2 loại, thêm 15 phòng hết chưa đến 10 phút.
Bước 4: Cài đặt giá phòng (3 phút)
EHotel hỗ trợ 3 kiểu tính tiền, đúng với cách kinh doanh phổ biến ở Việt Nam:
- Tính theo ngày: Nhận phòng 12h, trả 12h hôm sau → 1 ngày
- Tính theo giờ: Nghỉ 2-4 tiếng, bảng giá riêng cho từng khung giờ
- Tính qua đêm: Nhận sau 20h, trả trước 8h sáng → giá riêng, thường rẻ hơn giá ngày
Vào Quản lý phòng → Bảng giá. Chọn loại phòng, điền giá cho từng kiểu.
Mới mở, chưa rành về giá thì cứ để giá theo ngày trước. Tính giờ với qua đêm thêm sau. Đừng cố nhập hết một lần rồi rối.
Bước 5: Check-in thử khách đầu tiên (5 phút)
Đây là lúc thấy kết quả rõ nhất. Làm một khách ảo trước, đảm bảo mọi thứ chạy mượt.
Từ màn hình chính (sơ đồ phòng):
- Nhấn vào phòng đang trống (màu xanh)
- Chọn Check-in
- Điền: tên khách, số điện thoại, CMND/CCCD (nếu cần)
- Chọn ngày nhận, ngày trả phòng dự kiến
- Xác nhận
Phòng chuyển từ xanh sang đỏ (đang có khách). Thao tác mất 30 giây. Nhanh hơn ghi sổ rất nhiều.
Bước 6: Check-out và in hóa đơn (3 phút)
Khi khách trả phòng:
- Nhấn vào phòng đang đỏ
- Chọn Check-out
- Hệ thống tự tính tiền theo thời gian ở × bảng giá đã cài — khỏi bấm máy tính
- Thêm phí dịch vụ (minibar, giặt ủi, ăn sáng…) ngay trên màn hình này
- In hóa đơn hoặc xuất file
Phòng tự về trạng thái trống. Doanh thu tự cập nhật vào báo cáo cuối ngày. Khỏi cộng sổ tay.
Lưu ý nhỏ: kiểm tra lại các khoản phí trước khi in hóa đơn. Lễ tân mới hay quên tiền minibar — mỗi lần vài chục nghìn, cuối tháng cộng lại không ít.
Xong 30 phút. Làm gì tiếp?
Sau 30 phút, anh chị đã có thể:
- Check-in/check-out bình thường
- Nhìn sơ đồ phòng biết ngay phòng nào trống, có khách, đang dọn
- Tính tiền tự động, in hóa đơn tại quầy
- Mở điện thoại xem tình hình, không cần có mặt ở quầy
Mấy thứ nên làm tiếp khi rảnh:
- Thêm tài khoản nhân viên: Vào Thiết lập → Nhân viên → thêm tài khoản cho lễ tân. Có phân quyền — lễ tân chỉ check-in/check-out, không xóa được dữ liệu, không xem được báo cáo tài chính.
- Kết nối Booking.com, Agoda: Nếu bán phòng qua OTA, đăng ký gói có kết nối đa kênh. Tự đồng bộ phòng và giá, hết cảnh overbooking.
- Xem báo cáo doanh thu: Sau 1-2 tuần, vào Báo cáo → Doanh thu. Biết ngay ngày nào đông, ngày nào vắng, phòng nào chạy nhất. Dùng dữ liệu này để điều chỉnh giá và chạy khuyến mãi.
- Tải app mobile: Về quê 3 ngày? Mở app là thấy hết. Nhân viên check-in chậm là gọi nhắc luôn. Không phải gọi điện hỏi suốt.
Mấy câu hay gặp từ người mới
Tôi không rành công nghệ, làm được không?
Được. Tôi từng thấy một bác chủ nhà nghỉ ngoài 60 ở Đà Lạt dùng EHotel ngon lành sau một buổi chiều. Giao diện tiếng Việt hoàn toàn, nút to, chữ rõ. Với lại hotline có người thật hướng dẫn, không phải chatbot.
Dữ liệu có bị mất không?
Không. EHotel là cloud PMS — dữ liệu lưu trên máy chủ AWS, không nằm trong máy của bạn. Máy hỏng, cháy, mất trộm — đăng nhập máy khác là thấy hết. Sổ tay để trên quầy lễ tân còn dễ mất hơn.
Nhà nghỉ 5-10 phòng có cần phần mềm không?
Có. 5 phòng check-in bằng tay, cuối ngày cũng cộng sổ 30 phút. Phần mềm thì check-in 30 giây, cuối ngày báo cáo tự ra. Mỗi tháng tiết kiệm vài chục giờ. Thời gian đó để chăm khách, sửa dịch vụ, hoặc nghỉ ngơi.
Hết 7 ngày dùng thử thì sao?
Dữ liệu vẫn giữ nguyên, không bị xóa. Chọn gói phù hợp để tiếp tục. Gói cơ bản từ 8.000đ/phòng/tháng — nhà nghỉ 10 phòng hết 80.000đ/tháng, rẻ hơn một bữa cơm trưa.
Có cần máy tính cấu hình cao không?
Không. EHotel chạy trên trình duyệt (Chrome, Firefox, Cốc Cốc, Safari). Máy đời 2018-2019 vẫn mượt. Internet 3G cũng đủ. Tôi từng test trên laptop cũ 8 năm chạy Windows 7, vẫn chạy tốt.
Có xuất được hóa đơn điện tử, hóa đơn VAT không?
Có. EHotel hỗ trợ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, tích hợp với cơ quan thuế. Tự động điền thông tin khách, tiền phòng, thuế VAT. In hoặc gửi email cho khách — một nút. Cuối tháng xuất báo cáo cho kế toán vài click.
Cần hỗ trợ lúc nửa đêm thì gọi ai?
Hotline EHotel làm việc đến 22h hàng ngày, kể cả thứ 7, Chủ nhật. Ngoài ra còn Zalo, chat trực tiếp trên web. Họ phản hồi khá nhanh, thường dưới 5 phút. Đây là điểm nên kiểm tra kỹ khi chọn PMS — nhiều người bỏ qua hỗ trợ khách hàng khi chọn PMS.
—
Dùng thử miễn phí 7 ngày tại ehotel.vn/dang-ky-dung-thu. Không thẻ tín dụng, không cam kết. Không hợp thì thôi.
Cần tư vấn, gọi hotline 0985.245.110 hoặc để lại số — bên mình gọi lại. Người thật, không phải bot.
Xem thêm:
