Có lần tôi ngồi với một anh chủ nhà nghỉ 12 phòng ở Bình Thạnh. Ảnh nói: "Tìm giùm tao cái phần mềm tốt nhất đi."
Tôi hỏi: "Anh cần nó làm gì?"
"Cứ tốt nhất ấy."
Rồi ảnh mua PMS gần 2 triệu/tháng. 2 tháng sau bỏ, nhân viên không dùng. Mỗi tháng mất tiền không.
Đó là lần đầu tiên tôi nhận ra: hỏi "phần mềm nào tốt nhất" là hỏi sai. Câu đúng phải là "phần mềm nào hợp với mình nhất".
Dưới đây là 7 thứ tôi tự check mỗi lần giới thiệu PMS cho khách sạn. Không lý thuyết, không checklist cứng nhắc.
Biết mình đang ở đâu rồi hẵng mua
Nhà nghỉ 8 phòng với khách sạn 4 sao 60 phòng không xài chung một kiểu phần mềm. Nhưng nhiều người vẫn mua PMS như đi siêu thị : càng nhiều tính năng càng thấy ngon.
Tôi từng gặp chủ homestay 5 phòng mua đủ bộ channel manager, revenue management, báo cáo nâng cao. Cuối cùng chỉ dùng đúng nút check-in và check-out. Tiền vẫn trả đủ hàng tháng.
Ngược lại cũng có người tiết kiệm quá, khách sạn 30 phòng xài PMS cơ bản. Năm sau mở rộng, phải đổi phần mềm, chuyển dữ liệu, tập huấn lại từ đầu.
Cứ chọn cái hơi dư một chút so với hiện tại. Dư để có đường lớn, đừng dư tới mức không bao giờ đụng tới.
Để nhân viên test, đừng tự test
Chủ khách sạn ít khi ngồi quầy. Người mở PMS mỗi ngày 8 tiếng là lễ tân, buồng phòng, kế toán.
Tôi thấy một chỗ mua PMS xong, lễ tân vẫn mở Excel ghi tay. Hỏi lý do: "Khó quá anh, lỡ bấm nhầm mệt hơn."
Mấy thứ nên cho nhân viên test thử: check-in mất mấy thao tác, giao diện tiếng Việt có đọc xuôi không (PMS nước ngoài dịch kiểu Google Translate cười ẻ), có app mobile cho chủ check từ xa không.
Quan trọng nhất: đưa điện thoại cho chính lễ tân của bạn test. Họ bảo dùng được thì mới là được. Đừng ngồi test một mình xong nghĩ "cũng dễ mà".
Giá phải công khai, không trò mèo
Cái này tôi ghét nhất: website không bảng giá, chỉ một nút "Liên hệ tư vấn". Hiểu nôm na là giá phụ thuộc vào việc bạn thương lượng giỏi cỡ nào. Ai hiền là hớ.
Một PMS tử tế sẽ dám ghi rõ: thuê bao tháng bao nhiêu, phí khởi tạo có không, phí đào tạo ra sao, tích hợp OTA có mất thêm không. Cập nhật phiên bản mới có tính phí gì không.
Giá PMS ở Việt Nam loanh quanh 100k-2 triệu/tháng. Minh bạch quan trọng hơn giá rẻ.
Support phải nhanh : đừng tin lời hứa
PMS rồi cũng sẽ có lúc trục trặc. Booking từ Agoda không nhảy, in hóa đơn lỗi font, khách check-out mà hệ thống chưa update.
Bạn cần ai đó trả lời trong 5 phút chứ không phải sáng hôm sau.
Cách tôi kiểm tra support: nhắn buổi tối tầm 9-10h. Trả lời trong 15 phút là đáng tin. Sáng sau mới seen thì cho qua.
Cần biết rõ: support qua kênh nào (Zalo, Messenger, hotline), người Việt hay nước ngoài, 24/7 hay giờ hành chính.
Phải tự nhận booking từ OTA
PMS mà không có channel manager thì lễ tân ngày nào cũng mở từng app OTA check booking rồi nhập tay. Chậm, dễ trùng phòng, dễ sót.
Tôi biết một khách sạn mất nguyên đơn booking dịp lễ vì lễ tân quên check Agoda. Khách tới không có phòng, chủ phải đền 2 đêm khách sạn khác.
Có channel manager thì booking từ Booking.com vào, phòng trống trên Agoda tự trừ. Giá và inventory đồng bộ hết.
Lưu ý: có nơi tính phí channel manager riêng, ngang ngửa tiền thuê PMS. Phải hỏi rõ.
Lưu trên cloud, backup đàng hoàng
Một khách sạn ở Phan Thiết tôi quen bị chập điện, máy quầy lễ tân hư luôn. PMS lưu local, không backup. Mất sạch 2 năm lịch sử booking.
Từ vụ đó họ chuyển hết lên cloud. Dữ liệu trên cloud thì không lo máy hư, chủ muốn check từ điện thoại ở nhà cũng được.
Hỏi thêm: backup có tự động mỗi ngày không, đổi PMS thì xuất dữ liệu ra được không (nhiều bên khóa dữ liệu để giữ chân khách, cái này mới quan trọng).
Dùng thử miễn phí : nhưng dùng thử thật
Hầu hết PMS cho dùng thử 7-30 ngày. Nhiều người đăng ký rồi để đó, tới ngày cuối mở lên bấm vài cái rồi chốt "cũng được".
Thế là hỏng. Phải dùng nghiêm túc: cho lễ tân check-in thật, in hóa đơn thật, test lúc cao điểm 5-10 phòng check-in liên tục xem hệ thống có đơ không.
Thời gian dùng thử cũng là lúc bạn đánh giá thái độ bên bán. Họ gọi hỏi thăm bạn dùng có vướng gì không, hay gửi link rồi bặt tăm?
Tôi không bảo bạn mua PMS nào. Tôi chỉ nói: kiểm tra 7 thứ trên trước khi xuống tiền. Lỡ chọn sai thì ít ra cũng là sai có chủ đích.
EHotel là PMS tôi đang xài. Nó qua được hết 7 cửa trên : giao diện thuần Việt, giá từ 100k/tháng ghi rõ trên web, support Zalo tối cũng rep, tích hợp Booking với Agoda không phụ phí, cloud backup ngày 2 lần.
Nếu đang cân nhắc thì cứ đăng ký dùng thử 14 ngày miễn phí. Không cần cài đặt gì, mở trình duyệt lên xài luôn. Không hợp thì thôi, chả mất gì.
