Trước EHotel: Một ngày của chị Hương
Chị Hương bắt đầu ngày làm việc lúc 7h sáng. Trước khi có EHotel, một ngày của chị trông thế này:
- 7h-8h: Cộng sổ từ hôm trước. Check-in, check-out bằng tay nên cuối ngày phải rà lại từng dòng.
- 8h-10h: Trả lời tin nhắn Facebook, Zalo, điện thoại đặt phòng. Mỗi lần khách hỏi là mở Excel xem phòng trống rồi nhắn giá. Ngày nào cũng lặp vài chục lần.
- 10h-12h: Dọn phòng xong thì lễ tân báo, chị tự cập nhật vô sổ.
- 14h-16h: Nhận booking từ Booking.com. Mở app Booking lên, chép giá và thông tin khách vô Excel. Có hôm mệt quá quên chép, tối khách tới mới tá hỏa.
- 21h-22h: Cộng sổ cuối ngày, tính doanh thu bằng máy tính tay.
Tổng cộng 4-5 tiếng mỗi ngày cho mấy việc này. Cuối tuần đông khách còn hơn.
"Ngày nào cũng như ngày nào," chị kể. "Nhiều lúc 10h đêm mới xong việc. Con nhỏ ở nhà bà nội trông, tối về nó ngủ rồi."
Khoảnh khắc quyết định
Tháng 4, chị Hương bị overbooking 2 lần trong 1 tuần.
Lần đầu là dịp lễ 30/4, khách đặt qua Booking nhưng chị quên chặn phòng trên Excel. 2 nhóm khách đến cùng lúc, tranh nhau 1 phòng VIP. Chị phải đền bù một nhóm chuyển qua khách sạn khác, mất 1 triệu tiền phòng, mất luôn review 1 sao trên Google.
Lần thứ 2 cách đó 1 tuần, cũng y hệt.
"Lúc đó tôi nghĩ: không thể tiếp tục thế này được."
Chuyển qua EHotel: 3 ngày đầu
Anh trai chị Hương làm bên du lịch, xài EHotel được 1 năm. Nghe chị than, ảnh gửi link đăng ký dùng thử. Chị Hương đăng ký chiều thứ 6.
"Ban đầu tôi cũng ngại. Hỏi ổng: chị không rành máy tính, có làm được không? Ổng nói cứ làm đi, có gì gọi tổng đài."
Ngày 1 (Thứ 7): Mở EHotel lên, tạo tài khoản. Mất 30 phút thêm 25 phòng vào hệ thống — phân loại VIP, đơn, đôi, set giá từng loại. Xong thấy sơ đồ phòng hiện màu xanh đỏ rõ ràng. "Ừ cũng dễ nhìn."
Ngày 2 (Chủ nhật): Bắt đầu check-in bằng EHotel thay vì ghi sổ. Lễ tân hơi lóng ngóng, gọi hotline 2 lần nhưng được hỗ trợ nhanh. Cuối ngày, thay vì ngồi cộng sổ 1 tiếng, chị bấm vào mục Báo cáo — doanh thu tự hiện. "Lần đầu tiên 9h tối xong việc."
Ngày 3 (Thứ 2): Kết nối Booking.com với EHotel. Booking từ OTA tự cập nhật vào hệ thống, khỏi chép tay. Hôm đó 3 booking từ Booking, tất cả vào đúng phòng, không trùng, không sót.
Kết quả sau 3 tháng
Đến tháng 7, tôi gọi lại hỏi thăm. Chị Hương gửi mấy con số:
| Chỉ số | Trước EHotel | Sau 3 tháng | Thay đổi |
|---|---|---|---|
| Thời gian quản lý/ngày | 4-5 tiếng | 1-1,5 tiếng | Giảm 70% |
| Overbooking | 2-3 lần/tháng | 0 | Triệt tiêu |
| Doanh thu/tháng | ~120 triệu | ~156 triệu | Tăng 30% |
| Công suất phòng | 62% | 78% | Tăng 16% |
| Giá phòng trung bình | 350.000đ | 420.000đ | Tăng 20% |
Con số 30% doanh thu nghe cao nhưng cách làm rất đơn giản.
Trước đây chị Hương không có thời gian để ý đến giá — niêm yết một giá bán quanh năm. Từ khi dùng EHotel, báo cáo cho biết rõ ngày nào đông, ngày nào vắng. Cuối tuần đông thì tăng giá 20%. Giữa tuần vắng thì giảm 10-15% để hút khách. Có dashboard nhìn trực quan nên ra quyết định nhanh, khỏi đoán mò.
Một cái nữa: trước chị không biết phòng VIP chạy hơn phòng đơn gấp 1,7 lần. EHotel chỉ ra luôn. Chị đầu tư nâng cấp thêm 3 phòng VIP từ phòng thường, giá tăng 150.000đ/đêm — tháng sau doanh thu nhảy lên liền.
Không chỉ là tiền
Cuối cuộc gọi tôi hỏi: "Vậy cái được nhất với chị là gì?"
Chị cười: "Tối về thấy con còn thức."
Trước 4-5 tiếng mỗi ngày cho giấy tờ, giờ rút còn 1-1,5 tiếng. Thời gian dư ra chị chăm con, cải thiện bữa sáng cho khách, sơn lại mấy phòng cũ. Review Google từ 3,8 sao lên 4,5 sao sau 2 tháng. Không phải may mắn — vì có thời gian làm mấy việc thực sự cần.
Có phải ai cũng hợp?
Chị Hương nói thẳng: "Khách sạn dưới 10 phòng chắc không cần. Mà 10-15 phòng trở lên, thêm bán trên Booking nữa thì nên dùng. Quản lý kiểu cũ mệt lắm, mà mệt không ra tiền."
Tôi nghĩ chị nói đúng. Dưới 5 phòng, nhà nghỉ nhỏ ven đường, khách vãng lai là chính thì Excel vẫn tạm được. Nhưng từ 10 phòng trở lên, có OTA, có nhân viên lễ tân thì quản lý thủ công là tự làm khó mình.
Chị Hương không phải dân công nghệ. 38 tuổi, học kế toán, dùng máy tính chủ yếu để mở Excel với Facebook. Sau 3 ngày đã dùng EHotel thành thạo. Tôi hỏi có thấy khó không, chị bảo: "Khó nhất là lúc chưa bắt đầu. Cứ mở lên làm theo từng bước là được. Không biết thì gọi tổng đài, họ chỉ cho."
—
Bạn đang quản lý khách sạn 15-30 phòng, vừa bán offline vừa có Booking.com/Agoda mà vẫn đang ghi sổ với Excel? Dùng thử EHotel 7 ngày miễn phí tại ehotel.vn/dang-ky-dung-thu. Không cần thẻ tín dụng. Hết 7 ngày không hợp thì thôi.
Hoặc gọi hotline 0985.245.110 — người thật tư vấn, không phải bot.
Xem thêm:
