Quản Lý Tài Chính Khách Sạn: Từ Sổ Tay Rối Rắm Đến Báo Cáo Lãi Lỗ 1-Click

Có một cảnh quen ở hầu hết khách sạn vừa và nhỏ vào tầm 28-30 hàng tháng:

Chủ ngồi lọ mọ với máy tính, xung quanh là chồng hóa đơn. Một cuốn sổ tay đầy số viết tay. Một file Excel với các cột thu, chi, phòng, dịch vụ. Điện thoại rung tin khách hủy phòng mà chưa kịp xem, đang cắm mặt vào mấy con số không khớp nhau.

"Tháng này tiền phòng được bao nhiêu rồi nhỉ?"

"Điện nước tháng trước trả chưa ta?"

"Con bé lễ tân nhận tiền phòng 205 mà quên ghi vô sổ..."

"Ủa sao cộng đi cộng lại vẫn lệch 2 triệu?"

Nghe quen không?

Quản lý tài chính là khoản làm đau đầu chủ khách sạn nhất, hơn cả khách hủy phòng hay overbooking. Sai một con số là sai bức tranh lợi nhuận cả tháng. Mà tính sai lợi nhuận thì mọi quyết định sau đó chỉ là đoán mò thôi.

Ba cơn đau đầu của chủ khách sạn khi quản lý tài chính thủ công

Làm phần mềm cho khách sạn mấy năm, tụi mình nói chuyện với cả trăm chủ khách sạn thì thấy họ gặp 3 vấn đề y hệt nhau:

1. Dễ sai, mà sai thì không biết sai ở đâu

Cuối tháng ngồi cộng trừ lệch vài triệu là chuyện cơm bữa. Nguyên nhân thì đủ kiểu:

• Lễ tân nhận tiền khách nhưng quên ghi, hoặc ghi nhầm số
• Khách trả tiền mặt hôm trước, chuyển khoản hôm sau, mà sổ chỉ ghi một lần
• Tiền điện, nước, wifi, dọn phòng mỗi thứ ghi một chỗ, cuối tháng gom lại, kiểu gì cũng sót
• Tiền minibar, giặt ủi mỗi ngày vài chục nghìn, nhỏ nên dễ bỏ qua, nhưng cộng dồn tháng lại thành mấy triệu

Một anh chủ khách sạn 12 phòng ở Vũng Tàu kể với mình: "Tháng nào tao cũng lệch ít nhất 3-5 triệu. Có tháng phát hiện con bé lễ tân quên ghi tới 8 cái hóa đơn minibar. Mỗi năm mất mấy chục triệu vì sổ sách."

Cái tệ hơn: khi đã lệch rồi, bạn không biết lệch ở chỗ nào. Có khi mất nguyên một ngày cuối tuần chỉ để tìm ra cái hóa đơn 200k bị ghi nhầm.

2. Tốn thời gian kinh khủng

Một khách sạn 20 phòng, mỗi ngày trung bình 12-15 giao dịch thu chi. Cuối tháng bạn có 400-450 giao dịch cần đối chiếu. Với sổ tay + Excel:

• Ghi chép hàng ngày: 15-20 phút
• Đối chiếu cuối tuần: 1-2 tiếng
• Tổng hợp cuối tháng: 1-2 ngày

Tổng thời gian bỏ ra cho sổ sách: khoảng 30-40 tiếng mỗi tháng. Bằng nguyên một nhân viên bán thời gian chỉ để cộng trừ.

3. Không có số liệu real-time để ra quyết định

Cái này mới là vấn đề lớn nhất, nhưng nhiều chủ khách sạn không nhận ra.

Bạn muốn biết tháng này lãi bao nhiêu? Chờ tới mùng 5-10 tháng sau. Bạn muốn biết khoản nào đang sinh lời nhiều nhất? Ngồi tách từng loại thu chi. Bạn muốn biết khách nào đang nợ, nợ bao nhiêu, nợ bao lâu? Lật sổ từng trang.

Trong khi đó, quyết định kinh doanh cần số ngay: "Có nên giảm giá phòng giữa tuần không?", cần biết công suất và lợi nhuận hiện tại. "Có nên thuê thêm người không?", cần biết quỹ lương so với doanh thu. "Có nên sửa mấy phòng cũ không?", cần biết dòng tiền có dư không.

Không có số liệu real-time, bạn đang lái xe trong sương mù.

EHotel làm quản lý tài chính thành chuyện 5 phút mỗi ngày ra sao

Hệ thống tài chính của EHotel có 4 phần chính: sổ quỹ điện tử, báo cáo doanh thu tự động, theo dõi công nợ, và báo cáo lãi lỗ 1-click.

Sổ quỹ điện tử: Mọi đồng tiền đều có dấu vết

Thay vì cuốn sổ tay với mấy nét gạch xóa lem nhem, sổ quỹ trên EHotel là một màn hình gọn gàng. Mỗi giao dịch đều có:

• Ngày giờ (hệ thống tự ghi, không ai sửa được)
• Số tiền
• Loại thu chi (bạn tự định nghĩa: tiền phòng, điện nước, lương, sửa chữa...)
• Người thực hiện
• Phương thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản ngân hàng nào)

Ba điểm đáng giá nhất:

Phân loại rõ từ đầu. Bạn tạo danh mục các loại thu chi: tiền phòng, dịch vụ, minibar, điện nước, lương, bảo trì, marketing... Mỗi lần ghi giao dịch chỉ cần chọn loại là xong. Cuối tháng hệ thống tự tổng hợp từng loại, bạn biết ngay tiền điện tháng này tăng hay giảm, lương chiếm bao nhiêu % doanh thu.

Số dư cập nhật tự động. Mỗi tài khoản ngân hàng liên kết với sổ quỹ. Ghi một khoản thu qua Vietcombank, số dư Vietcombank tự tăng. Cuối tháng mở sổ quỹ đối chiếu sao kê ngân hàng là xong.

Không ai sửa được dữ liệu cũ. Chủ phân quyền rõ: lễ tân chỉ được thêm giao dịch mới, không được sửa xóa. Mọi thao tác có log. Tranh cãi về tiền bạc thì mở log ra tra.

Báo cáo doanh thu tự động: Số nào cũng có trong 1 giây

Cơn đau lớn nhất khi làm sổ thủ công là phải đợi. Cuối tháng mới biết lãi lỗ. Muốn xem riêng doanh thu tiền phòng, riêng dịch vụ? Lại phải ngồi gỡ.

EHotel có nguyên bộ báo cáo:

• Báo cáo tổng doanh thu: Gộp hết các nguồn thu, xem theo ngày/tháng/năm. So tháng này với tháng trước trong 1 giây.
• Báo cáo hóa đơn phòng: Chi tiết từng hóa đơn, tên khách, phòng, tiền phòng, dịch vụ, giảm giá. Lễ tân cuối ca đối chiếu tiền mặt là khớp.
• Báo cáo doanh thu tiền phòng: Loại phòng nào đang sinh lời nhiều nhất.
• Báo cáo doanh thu sản phẩm dịch vụ: Minibar, giặt là, đồ uống, món nào bán chạy, món nào ế.
• Báo cáo thu chi: Tổng hợp mọi giao dịch sổ quỹ. Thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, chênh lệch ra sao.
• Báo cáo công nợ khách hàng: Ai còn nợ, nợ bao lâu, bao nhiêu tiền.

Mọi báo cáo đều real-time. Có giao dịch mới là số cập nhật ngay. Chủ khách sạn mở điện thoại giữa trưa xem doanh thu buổi sáng, khỏi gọi lễ tân.

Theo dõi công nợ: Hết cảnh khách nợ rồi quên luôn

Mấy khách quen, khách công ty thường thanh toán cuối tháng. Sổ tay rất dễ bỏ sót, hết tháng mới nhớ "ủa hình như anh Tuấn còn nợ 2 đêm hồi đầu tháng?"

EHotel ghi nhận công nợ tự động lúc check-out. Khách thanh toán chưa đủ, hệ thống tự ghi nợ. Lúc nào cũng kéo báo cáo ra xem ai nợ, nợ bao nhiêu, từ ngày nào. Tới hạn chưa trả thì gọi nhắc.

Báo cáo lãi lỗ 1-click: Thứ sổ tay không bao giờ làm được

Với sổ tay, muốn biết lãi lỗ bạn phải: tổng doanh thu → tổng chi phí → lấy thu trừ chi → hy vọng không quên khoản nào.

Với EHotel: mở báo cáo thu chi. Hệ thống hiện tổng thu, tổng chi, chênh lệch. 1 click, 1 giây.

Quan trọng hơn: không phải đợi cuối tháng. Ngày 15 muốn biết nửa tháng qua lời lỗ ra sao, cứ mở lên xem. Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn.

Bắt đầu quản lý tài chính với EHotel trong 5 bước

Nếu bạn chưa dùng EHotel, đây là mấy bước để bắt đầu. Đơn giản, không cần kế toán mới làm được:

Case study: Khách sạn 18 phòng Đà Nẵng, bỏ sổ tay sau 7 năm

Case này mình được đội triển khai EHotel kể lại, thấy thực tế nên chia sẻ.

Chị chủ khách sạn 18 phòng, quận Sơn Trà, Đà Nẵng. Kinh doanh từ 2017, 7 năm liền dùng 2 cuốn sổ: 1 cuốn lễ tân ghi check-in/check-out, 1 cuốn kế toán ghi thu chi. Mỗi cuối tháng chị với cô kế toán ngồi 2 ngày chốt sổ.

Năm 2023 khách đông trở lại sau COVID. 18 phòng mùa hè full liên tục, mỗi ngày 30-40 giao dịch. Cô kế toán quá tải, có ngày quên ghi, 2-3 ngày mới ghi gộp, rồi nhầm số này sang số kia.

Tháng 7/2023, chị phát hiện sổ sách lệch gần 40 triệu so với sao kê ngân hàng. Mất 1 tuần mới truy ra: lễ tân mới nhận tiền mặt từ khách nhưng không giao lại cho kế toán, 14 giao dịch "rơi" không vào sổ.

Sau vụ đó chị dùng EHotel. Sau 3 tháng:

• Chốt sổ cuối tháng: từ 2 ngày → 2 tiếng (chủ yếu đối chiếu sao kê với số dư)
• Sai lệch: 0 đồng trong 3 tháng liên tiếp
• Nhờ báo cáo doanh thu dịch vụ, chị phát hiện minibar bán chạy gấp 3 lần chị tưởng. Đầu tư thêm đồ, doanh thu mảng này tăng 5-6 triệu/tháng
• Phát hiện tiền điện tăng vọt buổi trưa (nhân viên bật điều hòa max lúc dọn phòng). Điều chỉnh quy trình, tiết kiệm gần 2 triệu/tháng

Mấy câu hỏi chủ khách sạn hay hỏi

Đang quen dùng Excel, qua EHotel có khó không?

Không khó. Excel là công cụ chung, không thiết kế cho khách sạn. Mỗi lần muốn báo cáo bạn phải tự pivot table, tự viết công thức. EHotel thì báo cáo có sẵn, chọn khoảng thời gian là xem. Như từ xe số sàn lên số tự động, tuần đầu hơi lạ, sau đó không muốn quay về.

Nhân viên lễ tân không rành công nghệ thì sao?

Giao diện EHotel tiếng Việt 100%, nút bấm to, rõ ràng. Ghi thu chi chỉ cần chọn loại, nhập số, bấm lưu, còn dễ hơn gửi tin nhắn Zalo. Training 1-2 tiếng là làm được.

Dữ liệu tài chính lưu trên cloud có an toàn không?

EHotel dùng cloud storage mã hóa, chuẩn bảo mật tương đương ngân hàng Việt Nam. Dữ liệu backup tự động, không sợ mất như sổ tay (cháy, ướt, mối mọt) hay Excel (hỏng ổ cứng, virus). Phân quyền rõ, lễ tân chỉ ghi giao dịch mới, không xóa được dữ liệu cũ, không xem được báo cáo lợi nhuận.

Khách sạn nhỏ 5-10 phòng có cần không?

Có. Càng nhỏ càng không được phép sai. Khách sạn 50 phòng lệch 5 triệu là chuyện nhỏ. Khách sạn 8 phòng lệch 5 triệu là mất luôn lợi nhuận 2 tuần. Giá từ 8.000đ/phòng/tháng, khách sạn 10 phòng tốn 80.000đ/tháng, rẻ hơn ly cà phê mỗi ngày.

Dùng EHotel rồi có cần thuê kế toán nữa không?

Giảm được kha khá việc cho kế toán. Khách sạn dưới 20 phòng tự làm báo cáo thuế cơ bản được. Khách sạn lớn hơn, kế toán chỉ cần làm vài ngày cuối tháng thay vì cả tháng.

Tổng kết

Quản lý tài chính khách sạn không nhất thiết phải là ác mộng. Một phần mềm quản lý có module tài chính đầy đủ giúp bạn:

1. Ghi nhận mọi khoản thu chi trong 30 giây, không sót, không trùng

2. Theo dõi dòng tiền real-time, biết ngay trong ngày thu được bao nhiêu

3. Báo cáo lãi lỗ 1-click — khỏi đợi cuối tháng, khỏi cộng trừ tay

4. Quản lý công nợ rành mạch, không sợ sót khách nợ

5. Đối chiếu ngân hàng dễ dàng, số dư cập nhật tự động

Nếu bạn đang đau đầu với mấy cuốn sổ và file Excel mỗi cuối tháng, thử một tháng dùng phần mềm xem sao. Khác biệt lớn nhất không phải số liệu chính xác hơn, mà là bạn ngủ ngon hơn, không còn nằm tính nhẩm trong đầu trước khi ngủ nữa.

• Quản lý buồng phòng thông minh: Từ check-in 5 phút xuống 30 giây
• Quản lý booking đa kênh: Đồng bộ Booking.com, Agoda, Traveloka tránh trùng phòng
• Dynamic Pricing: Tối ưu giá phòng theo mùa, tăng doanh thu 25-40%

EHotel là phần mềm quản lý khách sạn với sổ quỹ điện tử, báo cáo doanh thu real-time và báo cáo lãi lỗ 1-click (xem thêm: bảng giá EHotel). Dùng thử miễn phí 7 ngày tại ehotel.vn.