Cách check-in khách đoàn nhanh trong 5 phút với ehotel

Chủ khách sạn ơi, có bao giờ bạn đứng sau quầy reception, nhìn đoàn khách 20-30 người đổ vào cùng lúc, mà trong đầu chỉ nghĩ: "Xong, tết rồi"?

Tôi đã ở đó. Cách đây hai năm, quản lý một khách sạn 35 phòng tại Đà Lạt, tuần nào cũng có 2-3 đoàn khách từ các công ty lữ hành. Đoàn 25 người, tất cả check-in cùng lúc. Lễ tân thời điểm đó phải điền tờ khai giấy từng người, tra CMND, phân phòng, tính tiền, trả lời câu hỏi về giờ check-out, có wifi không, bữa sáng ăn ở đâu. Kết quả: đoàn khách đứng chờ 45-60 phút, người sau mệt hơn người trước, và lễ tân thì căng như dây đàn.

Bài viết này tôi chia sẻ cách eHotel giúp tôi đưa quy trình check-in đoàn khách từ 45 phút xuống còn 5 phút, thực tế, không phải con số marketing.

Trước đây, check-in đoàn khách vất vả như thế nào

Với quy trình thủ công truyền thống, một đoàn 25 người check-in đồng thời yêu cầu lễ tân xử lý hàng loạt công việc cùng lúc:

Trước hết nhập thông tin từng khách. Mỗi người cần khai báo Họ tên, CMND/CCCD, địa chỉ, ngày sinh, ít nhất 3-5 phút cho mỗi người nếu không có sai sót. Với 25 khách, riêng bước này đã ngốn 75-125 phút.

Sau đó phân phòng. Ai ở tầng 3, ai ở tầng 5, ai muốn view hồ, ai cần giường đôi, tất cả đều phải sắp xếp theo yêu cầu, và phải nhớ từng người thuộc đoàn nào để không nhầm với khách cá nhân đang có mặt cùng lúc.

Rồi đến thanh toán. Đoàn thường có người đại diện thanh toán, nhưng phần lớn các khoản phát sinh (minibar, giặt ủi, ăn sáng) lại tính riêng từng người. Với sổ ghi chép truyền thống, việc tách ghép các khoản này vào đúng booking gốc là bài toán mà nhiều lễ tân giỏi nhất cũng mắc lỗi.

Cuối cùng khi có thay đổi, một khách hủy phòng, một phòng phải chuyển sang giường đôi, toàn bộ hệ thống phải cập nhật lại, và sai sót ở bước này dẫn đến tranh chấp với khách hoặc phải đền bù.

Quy trình check-in đoàn khách với ehotel diễn ra thế nào

Với eHotel, tôi đã thiết lập quy trình check-in đoàn từ trước, để khi khách đến chỉ còn thao tác cuối cùng là trả phòng. Cụ thể:

Bước 1: Tạo group booking trước 1-2 ngày. Trong eHotel, đoàn khách được tạo như một booking duy nhất, không phải 25 booking riêng lẻ. Mình nhập thông tin đoàn: tên công ty hoặc đoàn, số phòng, ngày nhận/trả phòng, và loại phòng. Một đoàn 25 người có thể đặt 12 phòng Superior, 3 phòng Deluxe, eHotel tổng hợp thành một nhóm gọn gàng.

Bước 2: Nhập danh sách khách trước. Đây là bước tôi chuẩn bị kỹ nhất. 1-2 ngày trước khi đoàn đến, mình vào booking và nhập từng họ tên, CMND của khách. eHotel cho phép nhập hàng loạt, không cần từng người một. Khi khách đến, hệ thống chỉ việc tìm tên, thông tin đã có đầy đủ.

Bước 3: Gán phòng tự động hoặc thủ công. eHotel hỗ trợ gán phòng tự động dựa trên loại phòng và yêu cầu đặc biệt. Mình cũng có thể gán thủ công nếu đoàn có yêu cầu cụ thể, ví dụ, phòng cho trưởng đoàn ở tầng cao view đẹp, gia đình có trẻ em ở gần nhau. Khi khách đến, phòng đã được sắp xếp sẵn, chỉ phát key.

Bước 4: Check-in nhanh khi khách đến. Đoàn khách xếp hàng. Lễ tân mở booking đoàn trên eHotel, tìm từng khách bằng tên, hệ thống tự động hiển thị phòng đã gán. Khách nhận key, di chuyển. Mỗi khách mất 10-15 giây. Đoàn 25 người: khoảng 5-7 phút là xong hết.

Tính năng nào của ehotel hỗ trợ check-in đoàn

Trong hệ thống eHotel, không có một nút "check-in đoàn" đơn lẻ nào cả. Thay vào đó, có một nhóm tính năng phối hợp với nhau để tạo ra quy trình liền mạch.

Group booking (Booking nhóm) là nền tảng. Khi tạo booking cho đoàn khách, eHotel gom toàn bộ thông tin, khách, phòng, dịch vụ, thanh toán, vào một nhóm. Thay vì 25 booking riêng lẻ cùng gắn một mã đoàn, mọi thao tác chỉ cần thực hiện trên booking gốc.

Pre-check-in là bước mấu chốt. Mình nhập thông tin khách trước khi họ đến. Khi khách xuất hiện, eHotel chỉ cần xác nhận danh tính và phát phòng, không cần nhập lại bất kỳ thông tin nào. Nhiều khách sạn gửi link pre-check-in cho khách trước qua email hoặc Zalo, khách tự khai báo từ nhà, sang eHotel chỉ việc xác nhận và in keycard.

Tính năng gán phòng trong eHotel cho phép kéo thả trên sơ đồ phòng hoặc gán tự động theo quy tắc. Với đoàn khách, mình thiết lập quy tắc: đoàn công ty thì nhóm phòng liền kề, gia đình thì phòng view gần nhau. Mỗi lần có đoàn mới, chỉ cần áp dụng quy tắc, không phải gán lại từ đầu.

Báo cáo đoàn là thứ mà nhiều người bỏ qua nhưng cực kỳ hữu ích. Khi một đoàn check-in, mình muốn biết tổng doanh thu của đoàn đó, các khoản phát sinh, ai chưa thanh toán, và khi họ check-out, mình cần một báo cáo đầy đủ để gửi cho đại diện đoàn. eHotel tạo báo cáo này tự động trong một click.

So sánh trước và sau khi dùng ehotel

Để thấy rõ sự khác biệt, tôi dựa trên thực tế vận hành tại khách sạn Đà Lạt 35 phòng trong 6 tháng đầu dùng eHotel:

Trước đây, check-in đoàn 25 người tốn 45-60 phút với 2 lễ tân làm việc liên tục. Room assignment dán sticky note lên tường, đôi khi bị bong ra khiến lễ tân phải gọi điện hỏi lại từng khách. Payment tracking bằng sổ tay, cuối tháng đối chiếu với Booking.com để xem có ai thiếu không. Changes giữa chừng, như khách xin đổi phòng, phải cập nhật lại sticky note, thông báo cho bộ phận housekeeping, và cập nhật sổ.

Sau khi dùng eHotel, check-in đoàn 25 người tốn 5-7 phút với 1 lễ tân. Room assignment hiển thị trên màn hình, được phân công trước, khách đến chỉ nhận key. Payment tracking tự động, mỗi phát sinh gắn vào booking gốc, cuối tháng báo cáo tự động. Changes cập nhật real-time, tất cả bộ phận liên quan thấy ngay trên hệ thống.

Trung bình mỗi đoàn khách, tôi tiết kiệm được khoảng 40-50 phút lễ tân. Với tuần có 2 đoàn, đó là hơn 1 tiếng rưỡi tiết kiệm mỗi tuần, chưa kể không còn áp lực và căng thẳng khi khách xếp hàng dài.

Ai nên sử dụng tính năng này

Tính năng group booking phát huy hiệu quả tối đa với một số hình thức khách sạn nhất định. Trước hết khách sạn có đoàn khách công ty thường xuyên, các doanh nghiệp thuê phòng họp, đoàn đi công tác, team building. Một đoàn 15-30 người từ công ty A mỗi tháng 2 lần, quy trình này giúp lễ tân không phải xử lý lại từ đầu mỗi lần.

Sau đó homestay và resort có đoàn khách theo tour. Các đoàn du lịch từ công ty lữ hành thường đặt 10-20 phòng cùng ngày, và hướng dẫn viên cần nhận phòng nhanh để đưa khách đi tham quan. Quy trình 5 phút của eHotel giúp hướng dẫn viên không phải chờ đợi.

Khách sạn đón tiệc cưới hoặc sự kiện cũng là đối tượng phù hợp. Khi một cặp đôi đặt 30 phòng cho khách mời từ khắp nơi, việc gom toàn bộ vào một group booking giúp theo dõi và xử lý thanh toán dễ dàng hơn nhiều so với việc quản lý từng booking riêng lẻ.

Với nhà nghỉ hoặc khách sạn nhỏ dưới 15 phòng, nếu ít khi có đoàn khách, bạn vẫn có thể dùng nhưng hiệu quả không cao bằng. Trường hợp này, việc pre-check-in vẫn hữu ích để khách đỡ chờ, nhưng không cần thiết lập cả một hệ thống group booking phức tạp.

Bắt đầu như thế nào

Để sử dụng tính năng group booking của eHotel, bạn cần có tài khoản eHotel đang hoạt động. Nếu chưa có, có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày tại ehotel.vn, không cần thông tin thẻ tín dụng.

Khi đã có tài khoản, bước đầu tiên là thêm toàn bộ phòng của khách sạn vào hệ thống và thiết lập loại phòng. Đây là bước nền tảng, eHotel cần biết bạn có những loại phòng nào, giá từng loại, và số lượng phòng trống tại mỗi thời điểm.

Tiếp theo, thiết lập quy tắc gán phòng mặc định cho đoàn khách. Ví dụ: luôn ưu tiên phòng liền kề cho đoàn, hoặc phòng tầng cao cho khách VIP. Mỗi đoàn mới chỉ cần áp dụng quy tắc thay vì thiết lập lại từ đầu.

Sau đó, nhận đặt phòng đoàn từ khách hoặc công ty lữ hành. Thông tin cần có: tên đoàn, số phòng, ngày nhận/trả phòng, danh sách khách (có thể gửi sau qua email). eHotel tạo group booking và bắt đầu quy trình.

Trước ngày khách đến 1-2 ngày, nhập danh sách khách và gán phòng. Khi đoàn đến, mở booking, xác nhận từng khách và phát key, 5 phút cho 25 người.

Kết

Tôi đã dùng cách này được gần hai năm, và điều tôi nhận ra là: check-in nhanh không chỉ là tiết kiệm thời gian cho lễ tân, mà còn tạo ấn tượng đầu tiên tốt cho khách. Đoàn khách xếp hàng 5 phút thay vì 45 phút, họ bước vào khách sạn với tâm trạng thoải mái, thay vì cáu kỉnh vì phải chờ đợi.

Quy trình này không yêu cầu bạn phải am hiểu công nghệ. eHotel có giao diện tiếng Việt, và nếu gặp khó khăn, bộ phận hỗ trợ sẽ hướng dẫn cài đặt group booking cho khách sạn của bạn.

Nếu tuần này bạn có đoàn khách, thử áp dụng ngay và cảm nhận sự khác biệt.