Chạy nhà nghỉ 10-15 phòng mà mỗi tháng bỏ ra vài triệu tiền phần mềm thì hơi xót. Tôi từng nói chuyện với một anh chủ nhà nghỉ ở Đà Lạt, 12 phòng, ngày ghi sổ tay, tối cộng lại đau đầu vì sai lệch. Anh thử một phần mềm bên thứ ba, thấy giá cao quá nên lại quay về Excel.
Thực ra bây giờ có khá nhiều lựa chọn dưới 500.000 đồng/tháng, thậm chí miễn phí. Không phải cứ rẻ là dở. Có những phần mềm sinh ra để phục vụ đúng phân khúc này.
Tôi đã dùng thử và tổng hợp 5 phần mềm quản lý nhà nghỉ có chi phí dưới 500k/tháng. Tiêu chí đánh giá: giá, tính năng cốt lõi (check-in/check-out, quản lý phòng, báo cáo), dễ dùng, và có hỗ trợ tiếng Việt hay không.
EHotel là PMS nội địa, làm riêng cho thị trường Việt Nam. Gói Cơ bản 200k/tháng đã có đủ: quản lý đặt phòng, check-in/check-out, quản lý khách hàng, báo cáo doanh thu cơ bản.
Điểm tôi thích là giao diện tiếng Việt hoàn toàn, không phải vật vã với tiếng Anh như mấy phần mềm nước ngoài. Nhân viên mới học 1-2 ngày là dùng được. App mobile cho cả chủ lẫn nhân viên, kiểm tra tình hình buồng phòng từ xa.
Có điểm hạn chế: gói Cơ bản không có kết nối OTA (Booking.com, Agoda). Nếu nhà nghỉ của bạn đang bán phòng qua các kênh này thì phải lên gói Chuyên nghiệp (500k/tháng). Nhưng với nhà nghỉ chỉ nhận khách trực tiếp hoặc qua điện thoại thì gói 200k là dư dùng.
- **Giá:** 200.000đ/tháng (gói Cơ bản), 500.000đ/tháng (gói Chuyên nghiệp) - **Ưu điểm:** Giao diện tiếng Việt, app mobile, dễ dùng, báo cáo rõ ràng - **Nhược điểm:** Gói rẻ nhất không có OTA - **Phù hợp:** Nhà nghỉ 5-20 phòng, muốn phần mềm Việt, cần app mobileiHCM có gói miễn phí cho nhà nghỉ dưới 10 phòng. Đây là phần mềm Việt, giao diện web, chạy trên trình duyệt không cần cài đặt.
Gói miễn phí có check-in/check-out, quản lý danh sách phòng, báo cáo doanh thu cơ bản. Không có OTA, không có quản lý kho, không có app mobile. Nhưng với 0 đồng thì không đòi hỏi nhiều.
Tôi thấy iHCM hợp với mấy anh chị mới chuyển từ sổ sách lên phần mềm, muốn dùng thử trước khi quyết định trả phí. Giao diện hơi cũ một chút nhưng chạy ổn định, ít lỗi vặt.
Nếu sau này mở rộng lên 15-20 phòng thì gói trả phí là 300k/tháng, vẫn trong ngân sách.
- **Giá:** Miễn phí (dưới 10 phòng), 300.000đ/tháng (trên 10 phòng) - **Ưu điểm:** Miễn phí, web-based không cần cài, ổn định - **Nhược điểm:** Không app mobile, giao diện hơi cũ, không OTA - **Phù hợp:** Nhà nghỉ dưới 10 phòng, muốn thử phần mềm miễn phíKiotViet không chuyên về khách sạn. Họ làm phần mềm bán hàng là chính. Nhưng module quản lý nhà nghỉ/khách sạn của họ làm khá ổn, giá 380k/tháng.
Điểm mạnh nhất là quản lý kho và dịch vụ đi kèm: nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ dùng phòng. Nhiều nhà nghỉ có bán thêm mấy thứ này, KiotViet gộp chung vào một hệ thống luôn. Báo cáo tài chính cũng chi tiết hơn mặt bằng chung vì họ có nền tảng kế toán.
Nhưng phần quản lý buồng phòng của KiotViet không mượt bằng EHotel hay iHCM. Check-in/check-out hơi nhiều bước. Nếu nhu cầu chính là quản lý phòng nhanh gọn thì KiotViet có thể hơi rườm rà.
- **Giá:** 380.000đ/tháng - **Ưu điểm:** Quản lý kho + dịch vụ tốt, báo cáo tài chính chi tiết - **Nhược điểm:** Quy trình check-in nhiều bước, không chuyên sâu về khách sạn - **Phù hợp:** Nhà nghỉ có bán thêm hàng hóa/dịch vụ, cần quản lý khoSmileHotel là PMS Việt, ra đời sau nhưng giao diện hiện đại hơn. Giá 350k/tháng cho gói Tiêu chuẩn.
Cái tôi ấn tượng là giao diện kéo thả buồng phòng: kéo phòng từ trạng thái "trống" sang "đang dọn" hay "đã đặt" rất trực quan. Nhân viên nhìn cái hiểu ngay, đỡ phải đào tạo nhiều.
SmileHotel có cả app mobile, gửi tin nhắn tự động cho khách (xác nhận đặt phòng, nhắc check-in), tích hợp OTA ở gói trả phí. Gói Tiêu chuẩn 350k không có OTA nhưng vẫn có gửi SMS.
Điểm trừ là SmileHotel còn mới, cộng đồng người dùng chưa đông. Tài liệu hướng dẫn ít, chủ yếu tự mò hoặc gọi hỗ trợ.
- **Giá:** 350.000đ/tháng (gói Tiêu chuẩn) - **Ưu điểm:** Giao diện đẹp, kéo thả trực quan, app mobile, SMS tự động - **Nhược điểm:** Mới, ít tài liệu, cộng đồng nhỏ - **Phù hợp:** Nhà nghỉ muốn giao diện hiện đại, thích công nghệ mớiHotelCare là PMS Việt nằm ở phân khúc cận trên của nhóm "dưới 500k". Với 490k/tháng, bạn có gần như đầy đủ: OTA, app mobile, quản lý buồng phòng, báo cáo, tự động gửi email/SMS.
Điểm khác biệt của HotelCare là hệ thống chăm sóc khách hàng tự động: gửi email cảm ơn sau check-out, nhắc khách quay lại, chương trình tích điểm. Mấy cái này thường chỉ có ở PMS khách sạn 3-4 sao, nhưng HotelCare mang xuống phân khúc nhà nghỉ.
Giá 490k/tháng so với EHotel gói Chuyên nghiệp 500k thì tương đương. Nhưng HotelCare có phần CRM mạnh hơn, còn EHotel mạnh hơn về quản lý vận hành.
- **Giá:** 490.000đ/tháng - **Ưu điểm:** CRM tự động, OTA đầy đủ, chăm sóc khách hàng tốt - **Nhược điểm:** Giá cao nhất nhóm, giao diện hơi phức tạp - **Phù hợp:** Nhà nghỉ muốn chuyên nghiệp hóa dịch vụ, chăm sóc khách quay lại| Phần mềm | Giá/tháng | App mobile | OTA | Quản lý kho | Phù hợp nhất |
|---|---|---|---|---|---|
| ----------- | ----------- | ------------ | ----- | ------------- | -------------- |
| EHotel | 200k | Có | Có (gói 500k) | Có | Nhà nghỉ cần app, giao diện Việt |
| iHCM | Miễn phí | Không | Không | Không | Dưới 10 phòng, muốn dùng thử |
| KiotViet | 380k | Có | Không | Có (mạnh) | Có bán thêm hàng hóa |
| SmileHotel | 350k | Có | Có (gói cao hơn) | Cơ bản | Thích giao diện đẹp, hiện đại |
| HotelCare | 490k | Có | Có | Có | Muốn CRM, chăm sóc khách |
Không có câu trả lời chung cho tất cả. Nhưng tôi thường khuyên thế này:
Nếu nhà nghỉ dưới 10 phòng, chưa từng dùng phần mềm: dùng thử iHCM miễn phí trước. Quen rồi thì tính tiếp.
Nếu cần app mobile để quản lý từ xa, nhân viên ít: EHotel gói 200k. Giao diện dễ dùng nhất trong nhóm, app mobile đầy đủ.
Nếu nhà nghỉ có bán thêm đồ uống, đồ ăn: KiotViet 380k. Phần quản lý kho của họ hơn hẳn.
Nếu muốn đầu tư chuyên nghiệp ngay từ đầu, chăm sóc khách bài bản: HotelCare 490k.
Còn nếu thích giao diện đẹp, trẻ trung, không ngại thử cái mới: SmileHotel 350k.
Quan trọng nhất là đăng ký dùng thử trước khi quyết định. Phần mềm nào cũng có bản dùng thử 7-30 ngày. Bỏ ra 1 tuần test thực tế xem nhân viên mình dùng có hợp không, báo cáo có đúng ý không, rồi hẵng trả tiền.
Đừng như anh chủ nhà nghỉ tôi kể lúc đầu: thấy giá cao là bỏ luôn. Hồi đó mà có EHotel 200k/tháng, có khi anh ấy đã tiết kiệm được 2 tiếng mỗi ngày không phải cộng sổ.
Có, nếu nhà nghỉ của bạn dưới 10 phòng và nhu cầu cơ bản (check-in, check-out, báo cáo đơn giản). iHCM có gói miễn phí ổn định. Nhưng nhớ là miễn phí thường không có app mobile và không kết nối được OTA. Khi muốn mở rộng, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí.
Không khó. Hầu hết các phần mềm trong danh sách này đều hỗ trợ import dữ liệu từ Excel. Giao diện tiếng Việt, thiết kế theo luồng thao tác thực tế ở quầy lễ tân. Nhân viên mới mất 1-2 ngày là quen.
Không hẳn. EHotel gói 200k là rẻ nhưng thiếu OTA. iHCM miễn phí nhưng không app mobile, không OTA. Chọn theo nhu cầu thực tế của nhà nghỉ bạn, đừng chọn theo giá. Đăng ký dùng thử 2-3 phần mềm rồi quyết định là cách an toàn nhất.
Xem thêm:
