Tôi cũng từng ngán phần mềm
Tôi nhớ hồi mới mở nhà nghỉ, nghe đến "phần mềm quản lý khách sạn" là thấy ngán. Nghĩ trong đầu toàn là mấy thứ phức tạp. Cài đặt lằng nhằng, học mất cả tuần, nhỡ bấm sai là hỏng hết dữ liệu.
Xong rồi có ông bạn giới thiệu EHotel. Tôi mở lên nghịch thử, 30 phút sau đã check-in được khách đầu tiên. Không đùa.
Nếu anh/chị mới mở nhà nghỉ, homestay hoặc khách sạn nhỏ, bài này viết cho anh/chị. Tôi sẽ đi từng bước — mở tài khoản, thiết lập khách sạn, thêm phòng, rồi check-in thử một khách. Làm theo đúng trình tự này, 30 phút là xong.
Trước khi bắt đầu: Cần gì?
Mấy thứ cần chuẩn bị trước khi mở EHotel lên:
- Một cái máy tính hoặc điện thoại có mạng. EHotel là PMS online, chạy trên trình duyệt, không cài đặt gì hết. Có app trên cả iOS và Android nếu muốn dùng điện thoại.
- Danh sách phòng của khách sạn. Tên từng phòng (101, 102... hoặc Phòng VIP 1, Phòng Đơn 3...), loại phòng, giá mỗi phòng.
- Tài khoản dùng thử. Vào ehotel.vn/dang-ky-dung-thu, điền tên + số điện thoại là xong. Dùng thử 7 ngày miễn phí, mở hết tính năng. Không cần thẻ tín dụng.
Xong 3 thứ đó là đủ.
Bước 1: Đăng nhập lần đầu (2 phút)
Sau khi đăng ký, EHotel gửi email kích hoạt. Bấm vào link trong email, đặt mật khẩu, thế là vào được dashboard.
Giao diện EHotel khá gọn. Menu chính nằm bên trái, màn hình chính ở giữa. Lần đầu vào, màn hình trống trơn vì chưa có phòng nào. Đừng lo, đây là phần tiếp theo.
Bước 2: Thiết lập thông tin khách sạn (5 phút)
Trước khi thêm phòng, khai báo thông tin cơ bản của khách sạn:
- Vào Thiết lập → Thông tin khách sạn
- Điền tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại
- Chọn múi giờ: GMT+7 (Việt Nam)
- Chọn đơn vị tiền tệ: VND
- Lưu lại
Cái này làm 1 lần thôi. Sau này có đổi tên hay dời địa chỉ thì vào đây sửa.
Bước 3: Thêm phòng (10 phút)
Đây là bước chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng cũng là quan trọng nhất. Làm đúng ngay từ đầu thì sau này check-in nhanh hơn hẳn.
Vào Quản lý phòng → Danh sách phòng → bấm Thêm phòng mới.
Mỗi phòng cần điền:
- Tên phòng: Số phòng (101, 102...) hoặc tên (Phòng Hoa Hồng, Phòng View Biển...)
- Tầng: Tầng 1, Tầng 2... (có thể tạo tầng trước ở mục Quản lý tầng)
- Loại phòng: Đơn, Đôi, VIP... (tạo loại phòng trước ở mục Quản lý loại phòng)
- Giá phòng: Giá theo giờ, theo ngày, qua đêm (tùy mô hình)
- Trạng thái mặc định: Để "Phòng trống"
Nếu có 10-15 phòng, thêm từng phòng mất khoảng 10 phút. Mẹo: tạo loại phòng trước, chọn giá mặc định cho loại đó, rồi khi thêm phòng chỉ cần chọn loại là giá tự động điền theo.
Tạo tầng trước (nếu khách sạn nhiều tầng):
- Vào Quản lý phòng → Quản lý tầng → Thêm tầng
- Đặt tên: Tầng 1, Tầng 2...
Tạo loại phòng:
- Vào Quản lý phòng → Loại phòng → Thêm loại phòng
- Ví dụ: Phòng Đơn — 200.000đ/ngày, Phòng Đôi — 350.000đ/ngày
Bước 4: Cài đặt giá phòng (3 phút)
EHotel hỗ trợ 3 kiểu tính tiền phổ biến ở Việt Nam:
- Tính theo ngày: Khách nhận phòng 12h, trả phòng 12h hôm sau, tính 1 ngày
- Tính theo giờ: Khách nghỉ 2-4 tiếng, có bảng giá riêng theo khung giờ
- Tính qua đêm: Khách nhận sau 20h, trả trước 8h sáng hôm sau, giá riêng
Vào Quản lý phòng → Bảng giá, chọn loại phòng, điền giá cho từng kiểu tính tiền.
Nếu mới mở, chưa có kinh nghiệm về giá thì cứ để giá theo ngày trước. Mấy kiểu tính giờ, qua đêm thêm sau cũng được.
Bước 5: Check-in thử khách đầu tiên (5 phút)
Giờ đến phần "có cảm giác" nhất: thực hành check-in.
Từ màn hình chính (sơ đồ phòng):
- Nhấn vào một phòng đang trống
- Chọn Check-in
- Điền tên khách, số điện thoại, số CMND/CCCD (nếu cần)
- Chọn ngày nhận phòng, ngày trả phòng
- Xác nhận → Phòng chuyển sang màu đỏ (đang có khách)
Mất đúng 30 giây cho mỗi lần check-in. Nhanh hơn ghi sổ rất nhiều.
Bước 6: Check-out và in hóa đơn (3 phút)
Khi khách trả phòng:
- Nhấn vào phòng đang đỏ
- Chọn Check-out
- Hệ thống tự tính tiền dựa trên thời gian ở + bảng giá đã cài
- Có thể thêm phí dịch vụ (minibar, giặt ủi...) nếu có
- In hóa đơn hoặc xuất file
Phòng tự động chuyển về trạng thái trống. Doanh thu tự cập nhật vào báo cáo.
Xong rồi — giờ làm gì tiếp?
Sau 30 phút, anh/chị đã có thể:
- Nhận khách check-in/check-out bình thường
- Xem phòng nào trống, phòng nào có khách trên sơ đồ trực quan
- Tính tiền tự động, in hóa đơn
Mấy thứ nên làm tiếp khi rảnh:
- Thêm nhân viên: Vào Thiết lập → Nhân viên → Thêm tài khoản cho lễ tân. Có thể phân quyền — lễ tân chỉ check-in/check-out, không xóa được dữ liệu.
- Kết nối Booking.com, Agoda: Nếu có nhận khách từ OTA, đăng ký gói Omnichannel. Hệ thống tự đồng bộ phòng trống, tránh trùng booking.
- Xem báo cáo doanh thu: Sau 1-2 tuần dùng, vào Báo cáo → Doanh thu để xem số liệu. Biết được ngày nào đông, ngày nào vắng, phòng nào được thuê nhiều nhất.
- Tải app mobile: Quản lý từ xa qua điện thoại, không cần ngồi trực ở quầy 24/7.
Mấy câu hay gặp
Tôi không rành công nghệ, làm được không?
Được. Giao diện EHotel toàn tiếng Việt, nút bấm to, chữ rõ. Nhân viên lớn tuổi bên tôi mất 1 buổi là quen. Với lại có hotline hỗ trợ, gọi là có người hướng dẫn trực tiếp.
Dữ liệu có bị mất không?
Không. EHotel là PMS cloud — dữ liệu lưu trên máy chủ, không nằm trong máy tính. Máy tính có hỏng, cháy nổ gì cũng không mất dữ liệu. Đăng nhập máy khác là thấy hết.
Nhà nghỉ 5-10 phòng có cần phần mềm không?
Tôi nghĩ là có. 5 phòng mà check-in bằng tay, cuối ngày ngồi cộng sổ cũng mất 30 phút. Dùng phần mềm thì check-in 30 giây, cuối ngày báo cáo tự động ra hết. Tính ra mỗi tháng tiết kiệm được mấy chục giờ.
Hết 7 ngày dùng thử thì sao?
Hết 7 ngày, hệ thống vẫn giữ nguyên dữ liệu. Chọn gói phù hợp để tiếp tục dùng. Gói Basic 8.000đ/phòng/tháng — nhà nghỉ 10 phòng hết 80.000đ/tháng. Rẻ hơn một bữa cơm.
Có cần máy tính cấu hình cao không?
Không. EHotel chạy trên web, cần mỗi trình duyệt (Chrome, Firefox, Cốc Cốc...). Máy tính cũ 5-7 năm vẫn chạy mượt. Tốc độ mạng 3G cũng đủ.
Có xuất được hóa đơn điện tử, hóa đơn VAT không?
Có. EHotel hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, tích hợp luôn với cơ quan thuế. Phần mềm tự động điền thông tin khách, tiền phòng, thuế VAT. In ra hoặc gửi email cho khách trong 1 nút bấm.
Dùng thử miễn phí 7 ngày tại ehotel.vn/dang-ky-dung-thu. Không cần thẻ tín dụng, không ràng buộc gì. Nếu thấy không hợp thì thôi, không mất gì.
Cần tư vấn thêm thì gọi hotline hoặc để lại số — bên mình gọi lại. Người thật tư vấn, không phải chatbot.
Xem thêm:
