Thuê lễ tân thời vụ dịp Tết: giao quyền gì, giữ quyền gì để không thất thoát

Lễ tân thời vụ dịp Tết chỉ nên được giao việc nhận phòng, trả phòng và thu tiền theo bảng giá có sẵn. Sửa giá, hủy phiếu, giảm giá và tài khoản nhận tiền do chủ giữ. Mỗi người một tài khoản phần mềm, tiền chuyển khoản chỉ vào tài khoản của cơ sở, và tối nào chủ cũng so năm con số ở cuối bài. Làm đủ ba việc đó thì phần lớn thất thoát dịp Tết chặn được mà không cần ngồi canh ở quầy.

Tết Đinh Mùi 2027 có mùng 1 vào ngày 06/02/2027. Đúng lúc giá phòng đổi theo ngày, khách đến dồn và tiền mặt qua quầy nhiều nhất năm thì nhà nghỉ lại phải thuê người mới. Bài nằm trong loạt Cẩm nang Tết 2027 cho nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.

Lễ tân thời vụ hay làm lọt tiền ở đâu

Phần lớn là do chưa quen việc chứ không phải gian, nhưng tiền mất thì như nhau:

• Thu giá Tết, ghi giá thường, hoặc quên phụ thu. Bảng giá đổi theo từng ngày, người mới rất dễ nhầm.
• Nghỉ giờ không vào sổ. Khách vào hai tiếng, trả tiền mặt, phòng dọn xong bán tiếp, cuối ngày không ai biết.
• Giảm giá tùy ý. "Khách quen của chị", khách mặc cả, mỗi lượt bớt 50.000 đến 100.000 đồng mà không ai duyệt.
• Hủy phiếu sau khi khách đã trả tiền, ghi là khách không đến trong khi khách đã ở.
• Đọc số tài khoản cá nhân cho khách chuyển cọc, chuyển khoản cho nhanh.
• Tính sai giờ, sai đêm. Nhận 23 giờ tính đêm hay tính giờ, trả 14 giờ có tính thêm không. Mỗi nơi một lệ, người mới không đoán được.

Mười ngày Tết có thể lọt bao nhiêu tiền

Lấy nhà nghỉ 14 phòng, giá ngày thường 300.000 đồng/đêm, giá Tết 450.000 đồng/đêm, nghỉ giờ 150.000 đồng/lượt. Giả sử mỗi ngày chỉ có một lượt nghỉ giờ không vào sổ và hai phòng bị ghi giá ngày thường:

Số giả định, tính nhẹ tay, chưa kể giảm giá tùy ý hay cọc bị giữ lại. Phần lớn khoản này chặn được bằng cách giao quyền cho đúng từ đầu. Muốn xem thử trên phần mềm trước khi tuyển người, có thể dùng thử eHotel 7 ngày, tạo một tài khoản lễ tân rồi đăng nhập bằng tài khoản đó xem họ làm được gì.

Lễ tân thời vụ được làm gì, chủ giữ gì

Nguyên tắc: lễ tân thời vụ làm những việc để đón khách và thu tiền theo giá có sẵn. Việc nào làm thay đổi số tiền đã ghi thì chủ hoặc quản lý giữ.

Trên eHotel, chủ tạo một nhóm quyền riêng, ví dụ "Lễ tân thời vụ", ở Thiết lập, Phân quyền. Quyền chọn được đến từng thao tác như xem, thêm, sửa, xóa, trả phòng, hủy phiếu. Chức năng không có quyền thì không hiện trên menu, nút không có quyền bị ẩn, lưu xong có hiệu lực ngay. Nhóm quyền có ở cả gói Basic và Pro.

Có hai điều nên làm cho bằng được:

• Mỗi người một tài khoản. Dùng chung thì lúc có lệch không biết ai làm. Gói Basic tối đa 5 người dùng, gói Pro không giới hạn, và tài khoản đã khóa vẫn tính vào số này.
• Tiền chuyển khoản chỉ vào tài khoản của cơ sở. In mã QR tài khoản nhà nghỉ dán ở quầy, nói rõ từ ngày đầu: khách chuyển vào chỗ khác thì coi như chưa thu. Chủ bật thông báo biến động số dư trên điện thoại là thấy tiền về từng lượt.

Với người trông coi làm lâu dài thì cách giao việc khác một chút, xem bài thuê người trông coi nhà nghỉ: giao việc gì, giữ quyền gì.

Lương và hợp đồng cho lễ tân thời vụ ngày Tết

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động nghỉ Tết âm lịch 5 ngày hưởng nguyên lương (Điều 112). Ngày nghỉ cụ thể do Thủ tướng quyết định hằng năm, và tính đến 10/11/2026 chưa có quyết định chính thức cho Tết 2027. Làm việc vào ngày nghỉ Tết thì được trả ít nhất 300% lương ngày thường, chưa kể lương ngày nghỉ Tết đối với người hưởng lương ngày (Điều 98). Cách tính cụ thể cho từng trường hợp, nhất là người nhận lương khoán cả đợt, nên hỏi kế toán.

Về hợp đồng, công việc dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói, từ 1 tháng trở lên phải bằng văn bản (Điều 14). Dù thế nào cũng nên viết ra một tờ thỏa thuận hai bên cùng ký: thời gian làm, ca làm, lương ngày thường và ngày Tết, ai giữ chìa khóa két, không nhận tiền vào tài khoản cá nhân, không tự giảm giá. Thống nhất con số từ đầu để khỏi căng thẳng lúc trả.

Chuẩn bị trước ca đầu tiên

• Tuyển sớm, cài sẵn bảng giá Tết. Người làm Tết khan nên chốt trong tháng 12. Giờ nhận, trả phòng và vài ví dụ tính tiền (nhận 23 giờ, trả 14 giờ, ở thêm một đêm) phải có sẵn ở quầy. Cách định mức giá có trong bài giá phòng Tết tăng bao nhiêu là hợp lý.
• Kèm hai, ba ca trước khi để người mới đứng một mình, tốt nhất vào cuối tuần trước Tết khi khách đã đông. Cho làm đủ từ nhận khách, khai báo lưu trú, thu tiền đến trả phòng.
• Đặt phòng qua điện thoại, Zalo giao cho một người. Nếu lễ tân thời vụ cũng nhận thì phải ghi vào sổ chung trước khi nhắn xác nhận, tránh bán trùng phòng như trong bài overbooking mùa Tết.

Mỗi tối xem 5 con số

Mấy ngày Tết chủ không cần soi từng giao dịch. Năm phút mỗi tối, ở nhà hay về quê đều được:

1. Số phòng có khách đêm nay so với số phòng người dọn phòng báo.
2. Tiền chuyển khoản trong ngày: báo cáo Tổng doanh thu (tách tiền mặt, thẻ, chuyển khoản) so với biến động số dư tài khoản cơ sở.
3. Tiền mặt cuối ca so với báo cáo, cộng số dư đầu ca cố định trong két. Báo cáo hóa đơn phòng lọc được theo nhân viên.
4. Hủy phiếu, giảm giá trong ngày: báo cáo doanh thu tiền phòng có cột chiết khấu, còn Lịch sử thao tác cho biết ai thêm, sửa, xóa chứng từ lúc nào.
5. Số lượt nghỉ giờ so với hôm qua và cùng thứ tuần trước. Ngày Tết đông mà lượt giờ tụt mạnh là chỗ cần hỏi.

Thấy lệch thì hỏi ngay trong ngày, khi lễ tân còn nhớ. Một người lệch nhiều lần theo cùng một kiểu, nhất là ca đêm, thì có thể không còn là nhầm nữa: xem lễ tân gian lận nhà nghỉ và cách phát hiện. Chủ vắng mặt dài ngày thì xem chủ khách sạn nhỏ vắng mặt quản lý thế nào.

Hết Tết thì đóng lại

• Khóa tài khoản người thời vụ ngay ca cuối (Sửa tài khoản, bỏ tích Kích hoạt). Tài khoản khóa vẫn tính vào số tài khoản của gói, còn xóa tài khoản thì lịch sử thao tác vẫn được giữ.
• Xuất Excel Lịch sử thao tác trong vòng 31 ngày, vì phần mềm chỉ giữ lịch sử 31 ngày.
• Thu lại chìa khóa phòng, két, đổi mã két. Đối soát tiền cả đợt rồi mới quyết toán lương.
• Ghi lại người làm tốt để năm sau gọi lại, vì người đã quen việc là thứ đáng giá nhất mùa Tết.

eHotel giúp được phần nào

Nói trước: eHotel không có tính năng bàn giao ca, nên bàn giao ca vẫn làm tay (số dư đầu ca cố định, hai người cùng đếm tiền). Phần phần mềm làm được là nhóm quyền theo thao tác, tài khoản riêng cho từng người, lịch sử thao tác và báo cáo tách tiền mặt, thẻ, chuyển khoản lọc theo nhân viên.

eHotel là phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn, homestay của Protech Hà Nội. Gói Basic 8.000 đồng/phòng/tháng (tối đa 5 người dùng), gói Pro 10.000 đồng/phòng/tháng (không giới hạn người dùng), giá chưa gồm VAT. Nhà nghỉ 14 phòng dùng Pro mất 140.000 đồng mỗi tháng. Xem bảng giá hoặc dùng thử 7 ngày.

Câu hỏi thường gặp

Lễ tân thời vụ ngày Tết được trả lương bao nhiêu?

Không có mức chung, mỗi nơi một khác. Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 98), làm vào ngày nghỉ Tết được trả ít nhất 300% lương ngày thường, chưa kể lương ngày nghỉ Tết đối với người hưởng lương ngày. Chủ và người làm nên thống nhất con số bằng văn bản từ đầu, cách tính cụ thể hỏi kế toán.

Thuê lễ tân thời vụ có phải ký hợp đồng không?

Công việc dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói, từ 1 tháng trở lên phải bằng văn bản (Điều 14 Bộ luật Lao động 2019). Nên viết một tờ thỏa thuận ghi rõ ca làm, lương và các quy định về tiền để tránh tranh cãi.

Nên cho lễ tân thời vụ quyền gì trên phần mềm?

Chỉ nhận phòng, trả phòng, tạo đặt phòng và thu tiền theo bảng giá có sẵn. Sửa giá, hủy phiếu và xem báo cáo doanh thu cả tháng do chủ giữ. Mỗi người một tài khoản riêng để lịch sử thao tác ghi đúng người làm.

Nguồn tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) – Điều 14 về hình thức hợp đồng, Điều 98 về tiền lương làm vào ngày nghỉ lễ, Tết, Điều 112 về ngày nghỉ Tết âm lịch.
• Hướng dẫn phân quyền truy cập, quản lý tài khoản và lịch sử thao tác của eHotel – cách tạo nhóm quyền, khóa tài khoản và xem ai đã làm gì.
• Hướng dẫn báo cáo của eHotel – các báo cáo doanh thu tách tiền mặt, thẻ, chuyển khoản.

Thông tin pháp lý cập nhật đến tháng 11/2026, mang tính tham khảo; nên đối chiếu với kế toán hoặc cơ quan quản lý lao động trước khi áp dụng.