Ví dụ: chủ một nhà nghỉ 12 phòng đi vắng ba hôm lo việc gia đình, về mở két thấy tiền hụt gần hai triệu so với số phòng đã bán. Hỏi lễ tân thì bạn nào cũng nói khách trả đủ, sổ ghi đủ. Không có gì để đối chiếu, anh đành cho qua. Tháng sau đi vắng tiếp, lại hụt. Lúc đó anh mới hiểu vấn đề không phải người nào gian, mà là cách quản lý chỉ chạy được khi chủ ngồi ngay quầy.
Đây là tình cảnh chung của nhà nghỉ, homestay dưới 30 phòng do một người đứng tên, thuê một hai lễ tân trông coi. Chủ không thể có mặt 24/24 mà tiền thì chảy qua tay người khác mỗi ngày. Bài này nói thẳng quản lý khách sạn khi chủ đi vắng vận hành ra sao: giao quyền thế nào, kiểm tiền kiểu gì, bàn giao ca ra sao, và đọc báo cáo nào để biết tiền có về đủ không.
Quản lý khách sạn khi chủ đi vắng: bắt đầu từ việc chia quyền
Sai lầm phổ biến nhất là đưa tài khoản quản trị cho lễ tân dùng chung. Một tài khoản, ai cũng đăng nhập được, sửa gì cũng không biết ai sửa. Tới lúc số liệu lệch thì không truy được, chỉ còn cách nghi ngờ lẫn nhau.
Cách làm đúng là mỗi người một tài khoản, quyền theo vai trò. Lễ tân được tạo đơn, thu tiền, in hóa đơn. Không được sửa giá phòng, không được xóa hóa đơn, không được xem báo cáo tổng. Chủ giữ tài khoản quản trị, đi đâu cũng mở điện thoại kiểm tra được. Phần mềm eHotel có sẵn mục phân quyền trong phần Thiết lập, tạo tài khoản cho từng nhân viên chỉ mất vài phút.
Nguyên tắc đơn giản: người thu tiền không được là người chốt sổ. Lễ tân thu, chủ hoặc người được ủy quyền đối chiếu. Hai vai tách ra thì một người muốn gian cũng khó, vì số liệu họ tạo ra có người khác đọc lại mỗi ngày.
Lịch sử thao tác: ai làm gì đều để lại dấu vết
Nhiều chủ nghĩ phần mềm chỉ để tính tiền phòng. Tác dụng lớn hơn nằm ở chỗ nó ghi lại mọi thao tác: ai tạo hóa đơn lúc mấy giờ, ai sửa giá, ai hủy phiếu, ai mở két. Trong eHotel mục này nằm ở Thiết lập, gọi là lịch sử thao tác.
Có lần một chủ homestay ở Đà Lạt phát hiện hóa đơn phòng 800 nghìn bị sửa còn 500 nghìn sau khi khách trả phòng. Mở lịch sử thao tác ra thấy đúng tên tài khoản, đúng giờ sửa. Không cần cãi nhau, bằng chứng nằm sẵn đó. Từ ngày nhân viên biết mọi thao tác đều ghi lại, những vụ sửa giá kiểu đó tự hết.
Bạn không cần ngồi đọc lịch sử mỗi ngày. Chỉ cần nhân viên biết bạn có thể mở ra xem bất cứ lúc nào. Tác dụng răn đe của nó lớn hơn tác dụng truy cứu nhiều.
Sổ quỹ cuối ngày: thu chi khớp từng đồng
Tiền phòng là một chuyện, tiền chi lặt vặt là chuyện khác. Sáng mua nước, trưa sửa vòi sen, chiều đổ mực máy in. Mỗi khoản vài chục nghìn nhưng một tháng cộng lại thành tiền triệu, mà không ghi thì chủ đi vắng về không biết tiền đi đâu.
Quy trình chuẩn là mọi khoản thu chi trong ngày đều nhập vào sổ quỹ: thu tiền phòng bao nhiêu, chi mua sắm bao nhiêu, tồn cuối ngày bao nhiêu. Cuối ngày đối chiếu số tồn trên sổ với tiền mặt trong két. Lệch là biết ngay trong ngày, để qua tuần thì không còn truy được.
eHotel có sẵn sổ quỹ với loại thu chi và tài khoản ngân hàng riêng, nên tiền mặt và chuyển khoản không lẫn vào nhau. Khách chuyển khoản thì đối chiếu với sao kê, khách trả tiền mặt thì đối chiếu với két. Nếu bạn muốn hiểu sâu phần tài chính này, bài quản lý tài chính khách sạn giải thích kỹ cách tổ chức sổ quỹ và các khoản thu khác ngoài tiền phòng.
Bàn giao ca 15 phút: ca sau không đổ cho ca trước
Nhà nghỉ có hai lễ tân thay ca mà không bàn giao bài bản thì mất tiền không biết hỏi ca nào. Ca sáng nói đã thu đủ, ca chiều nói khách ca sáng chưa trả. Không giấy tờ, không số liệu chốt, chủ ở xa chỉ nghe hai bên đổ nhau.
Quy trình bàn giao gọn trong 15 phút gồm bốn việc. Một là chốt số phòng đang ở và số phòng trống tại thời điểm giao ca. Hai là liệt kê tiền mặt tồn két và các khoản khách còn nợ. Ba là ghi chú việc dở dang: phòng nào khách báo hỏng điều hòa, phòng nào khách dặn trả muộn. Bốn là cả hai cùng ký xác nhận vào sổ, hoặc xác nhận trên phần mềm.
Điểm mấu chốt là số liệu bàn giao lấy từ phần mềm chứ không phải từ miệng người giao. Mở báo cáo thu chi của ca đó ra, hai bên nhìn cùng một con số rồi ký. Ca sau ký rồi thì mọi thiếu hụt từ thời điểm đó thuộc trách nhiệm ca sau, khỏi tranh cãi.
Đọc báo cáo thay vì gọi điện hỏi
Chủ đi vắng hay mắc tật gọi điện hỏi lễ tân hôm nay được mấy phòng. Hỏi thì lúc nào cũng nghe câu trả lời đẹp. Thay vì hỏi, mở báo cáo ra đọc. Ba báo cáo đáng xem nhất là doanh thu tiền phòng theo ngày, doanh thu theo loại phòng, và báo cáo nguồn khách.
Báo cáo nguồn khách cho bạn biết khách từ đâu tới: khách vãng lai, khách quen, khách qua môi giới. Có nhà nghỉ trả hoa hồng cho xe ôm, taxi dẫn khách mà không theo dõi, cuối tháng tiền hoa hồng cao hơn cả tiền lời. Đọc báo cáo nguồn khách một tháng là biết kênh nào mang tiền về thật, kênh nào chỉ tốn phí.
Báo cáo doanh thu theo loại phòng cho biết phòng nào bán chạy, phòng nào ế. Phòng đôi lúc nào cũng kín mà phòng đơn bỏ trống thì lần sửa tới nên gộp phòng đơn thành phòng đôi. Những quyết định kiểu này không cần ngồi tại quầy, ngồi đâu đọc báo cáo cũng quyết được.
Nhìn thấy nhà mình từ xa qua điện thoại
Nói cho cùng, chủ đi vắng cần nhất là cảm giác vẫn nhìn thấy nhà mình. Sơ đồ phòng trên điện thoại cho thấy phòng nào có khách, phòng nào trống, phòng nào bẩn chờ dọn, phòng nào đang sửa. Sáng ở Sài Gòn mở ra thấy 8 trên 12 phòng có khách là yên tâm, không cần gọi về hỏi.
Nếu bạn đã quen cách theo dõi từ xa, bài cách quản lý khách sạn từ xa không cần ngồi tại quầy đi sâu hơn vào việc đọc tình hình phòng và doanh thu mỗi ngày. Còn riêng phần dùng điện thoại để làm việc này, bài app mobile quản lý khách sạn từ xa hướng dẫn cụ thể những việc chủ làm được ngay trên điện thoại, từ duyệt đặt phòng tới xem báo cáo.
Một lưu ý thật: xem từ xa chỉ hiệu quả khi số liệu nhập đầy đủ. Lễ tân có khách mà không nhập lên phần mềm thì sơ đồ hiện phòng trống, chủ nhìn vào tưởng ế. Nên quy định cứng là có khách là phải nhập ngay, không dồn cuối ngày. Sơ đồ chỉ đúng khi người nhập đúng giờ.
Tốn bao nhiêu để làm được những việc trên
Tất cả những thứ kể trên, phân quyền, lịch sử thao tác, sổ quỹ, báo cáo, app xem từ xa, đều nằm trong gói phần mềm chứ không phải mua thêm từng món. Giá eHotel tính theo số phòng, chưa bao gồm VAT:
| Quy mô | Gói phù hợp | Chi phí mỗi tháng |
|---|---|---|
| Nhà nghỉ 8 đến 10 phòng | Basic, tối đa 5 tài khoản | 64.000đ đến 80.000đ |
| Khách sạn 15 đến 25 phòng | Pro, không giới hạn tài khoản | 150.000đ đến 250.000đ |
Nhà nghỉ 10 phòng dùng gói Basic tốn 80.000đ một tháng (chưa VAT), tính ra chưa bằng một giờ phòng bán cho khách. So với số tiền hụt không rõ lý do mỗi lần đi vắng, khoản này rẻ hơn nhiều. Chi tiết từng gói xem ở bảng giá eHotel, có bản dùng thử 7 ngày mở hết tính năng, không cần thẻ tín dụng.
Chốt: năm việc làm được ngay
Quản lý khách sạn khi chủ đi vắng không cần chiêu trò gì cao siêu. Chia quyền rõ ràng, mọi thao tác có dấu vết, sổ quỹ đối chiếu mỗi ngày, bàn giao ca có số liệu chốt, và đọc báo cáo thay vì gọi điện hỏi. Năm việc này làm đều thì chủ đi một tuần về số tiền vẫn khớp, nhân viên cũng nhẹ đầu vì không ai bị nghi oan.
Bắt đầu từ việc dễ nhất: tạo tài khoản riêng cho từng lễ tân và bật lịch sử thao tác. Hai việc này làm trong một buổi chiều, hiệu quả thấy ngay lần đi vắng tiếp theo. Dùng thử miễn phí tại ehotel.vn.
