Trả lời nhanh: Nhà nghỉ vài phòng quản lý bằng Excel được, miễn là tách đủ 5 việc: ghi doanh thu, tính tiền phòng, theo dõi khách lưu trú, ghi thu chi và xếp lịch phòng. Bên dưới là 5 file Excel miễn phí cho đúng 5 việc đó, có công thức tự cộng, tự tính tiền theo giờ, đêm, ngày, mở bằng Excel hoặc Google Sheets đều được. Ô nền vàng là ô nhập, mỗi file có sheet hướng dẫn và một dòng ví dụ.
Nhiều chủ nhà nghỉ mới mở chưa muốn dùng phần mềm, vẫn ghi sổ tay hoặc tự kẻ bảng Excel. Cái khó là tự kẻ thì hay thiếu cột, công thức tính tiền giờ dễ sai, cuối tháng cộng không khớp với tiền trong két và sao kê ngân hàng.
Bộ mẫu Excel quản lý nhà nghỉ này do eHotel soạn sẵn, tải về dùng ngay, không cần đăng ký.
Tải 5 mẫu Excel quản lý nhà nghỉ
| Mẫu | Dùng để làm gì | Tải về |
|---|---|---|
| Sổ doanh thu hằng ngày | Mỗi lượt khách một dòng: phòng, khách, giờ vào, giờ ra, tiền phòng, dịch vụ, hình thức thanh toán, số hóa đơn. Sheet tổng hợp tự cộng theo tháng, tách tiền mặt và chuyển khoản. | Tải về |
| Bảng tính tiền phòng theo giờ, đêm, ngày | Nhập bảng giá một lần. Mỗi lượt khách chọn loại phòng, hình thức thuê, giờ vào, giờ ra: bảng tự tính số giờ, số đêm và tiền phòng, cộng phụ thu và dịch vụ. | Tải về |
| Sổ theo dõi khách lưu trú | Ghi thông tin khách khi nhận phòng và đánh dấu đã khai báo lưu trú hay chưa. Dòng chưa khai báo tự tô đỏ để ca sau biết. | Tải về |
| Sổ thu chi | Ghi mọi khoản thu, chi theo nhóm (tiền phòng, điện nước, lương, vật tư…). Tự tính số dư, tổng thu chi từng tháng và từng nhóm cả năm. | Tải về |
| Lịch đặt phòng theo tháng | Bảng phòng × ngày cho cả tháng. Ghi tên khách vào ô, ô có khách tự tô màu, dòng cuối tự đếm số phòng có khách và công suất từng ngày. | Tải về |
Các file là định dạng .xlsx, mở được bằng Excel 2010 trở lên, Google Sheets hoặc WPS. Không có macro.
Cách tính tiền phòng theo giờ trong file
Bảng tính tiền dùng cách tính phổ biến và đơn giản, chủ cơ sở tự sửa giá cho hợp với mình:
- Theo giờ: giá giờ đầu cộng giá mỗi giờ tiếp theo. Giờ lẻ làm tròn lên, sau khi trừ số phút được miễn (mặc định 15 phút, sửa được).
- Qua đêm: giá qua đêm nhân số đêm. Cứ mỗi 24 giờ tính thêm một đêm.
- Theo ngày: giá ngày nhân số ngày, cũng tính theo mỗi 24 giờ.
Ví dụ có sẵn trong file: phòng đôi giá giờ đầu 100.000 đồng, mỗi giờ tiếp 30.000 đồng. Khách vào 14:00, ra 16:40, tức 2 giờ 40 phút. Trừ 15 phút miễn còn 2 giờ 25 phút, làm tròn thành 3 giờ: 100.000 + 2 × 30.000 = 160.000 đồng.
Mỗi nhà nghỉ có quy định riêng về giờ nhận phòng, giờ trả phòng, phụ thu quá giờ hay khi nào tự chuyển từ giá giờ sang giá đêm. File không tự xử lý các trường hợp này. Phần chênh lệch nhập ở cột Phụ thu. Muốn hiểu kỹ các cách tính, xem bài tính tiền nhà nghỉ theo giờ, đêm, ngày.
Sổ doanh thu Excel có thay được sổ kê khai thuế không?
Không. Hộ kinh doanh ghi sổ theo mẫu do Bộ Tài chính quy định (Thông tư 152/2025/TT-BTC, mẫu S1a-HKD hoặc S2a-HKD tùy diện). File Excel ở trên là sổ ghi chép hằng ngày: ghi đủ chi tiết từng lượt khách, rồi lấy số tổng hợp tháng để điền vào sổ theo mẫu. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết mẫu nào áp dụng cho cơ sở mình. Các cột nên có và lỗi hay gặp xem ở bài sổ doanh thu nhà nghỉ.
Tương tự, sổ theo dõi khách lưu trú chỉ để quản lý nội bộ. Việc khai báo lưu trú vẫn làm qua kênh của cơ quan Công an, xem bài khai báo lưu trú cho khách. File này chứa giấy tờ tùy thân của khách, nên chỉ người có trách nhiệm được mở, không gửi qua nhóm chat.
Dùng Excel đến khi nào thì nên chuyển sang phần mềm?
Excel đủ dùng khi chủ tự đứng quầy, ít phòng, ít lượt khách giờ. Excel bắt đầu gây rắc rối khi:
- Có từ hai lễ tân trở lên cùng ghi một file: dễ ghi đè, trùng phòng, không biết ai sửa dòng nào, sửa lúc nào.
- Nhiều khách theo giờ: mỗi lượt phải nhập giờ vào, giờ ra bằng tay, quên một dòng là lệch doanh thu.
- Chủ không ở cơ sở mà vẫn muốn xem phòng nào đang có khách, hôm nay thu bao nhiêu.
- Cuối tháng phải cộng chéo giữa sổ doanh thu, sổ thu chi và sao kê ngân hàng.
Lúc đó phần mềm quản lý nhà nghỉ như eHotel làm thay các việc trên. Phần mềm tính tiền phòng tự động theo giờ, đêm, ngày ngay khi trả phòng, có sơ đồ phòng, đặt phòng, hóa đơn phòng, kho và báo cáo doanh thu. Mỗi thao tác đều lưu lại người và giờ thao tác. Chủ xem được trên điện thoại (iOS, Android) hoặc máy tính. Giá từ 8.000 đồng/phòng/tháng, dùng thử miễn phí 7 ngày, không cần thanh toán trước.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu Excel quản lý nhà nghỉ này có mất phí không?
Không. Cả 5 file tải về miễn phí, không cần đăng ký, được tự do sửa cho hợp với cơ sở mình.
Mở bằng Google Sheets được không?
Được. Tải file về rồi mở bằng Google Drive, hoặc vào Google Sheets chọn Tệp, Nhập. Công thức và danh sách chọn vẫn chạy.
File tính tiền phòng có tính được phụ thu quá giờ không?
Không tự tính. File tính tiền theo giờ, đêm, ngày theo bảng giá anh chị nhập. Phụ thu quá giờ, thêm người nhập tay ở cột Phụ thu, bảng tự cộng vào tổng.
Sổ doanh thu Excel có dùng để kê khai thuế được không?
File dùng để ghi chép hằng ngày và lấy số tổng hợp tháng. Sổ kê khai phải theo mẫu do Bộ Tài chính quy định (Thông tư 152/2025/TT-BTC). Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết mẫu áp dụng.
Có mẫu Excel quản lý kho minibar không?
Bộ mẫu hiện chưa có file kho. Tiền minibar, nước uống bán cho khách ghi ở cột Tiền dịch vụ trong sổ doanh thu.
