Phân quyền giúp mỗi nhân viên chỉ thấy và chỉ làm được những việc được giao. Việc này gồm hai bước:
- Tạo nhóm quyền và chọn các chức năng, thao tác cho nhóm ở màn Phân quyền.
- Gán nhóm quyền cho từng tài khoản nhân viên ở màn Tài khoản.
Quyền của một tài khoản được tính thế nào
- Một tài khoản có thể thuộc nhiều nhóm quyền. Tài khoản được làm một việc nếu ít nhất một nhóm của nó cho phép.
- Quyền luôn nằm trong phạm vi gói dịch vụ của khách sạn: chức năng gói không có thì không cấp được.
- Tài khoản quản trị tạo lúc đăng ký luôn có toàn bộ quyền của gói và không sửa được ở màn Tài khoản.
- Chức năng không có quyền sẽ không hiện trên menu; nút thao tác không có quyền bị ẩn.
- Lưu phân quyền, đổi nhóm hoặc khóa tài khoản có hiệu lực ngay.
Tạo nhóm quyền
- Trên menu bên trái, chọn Thiết lập → Phân quyền.
- Bấm nút + cạnh ô Chọn nhóm quyền.
- Nhập Tên nhóm (bắt buộc), ví dụ "Lễ tân ca ngày", và Mô tả.
- Bấm Lưu.
Muốn đổi tên nhóm: chọn nhóm ở ô Chọn nhóm quyền rồi bấm nút bút chì bên cạnh.
Chọn quyền cho nhóm
- Chọn nhóm ở ô Chọn nhóm quyền. Các ô đã tích là quyền hiện có của nhóm.
- Bên dưới là cây chức năng, chia thành nhiều cột theo nhóm menu (Lễ tân, Đối tác, Sổ quỹ, Báo cáo…). Mở từng chức năng và tích các thao tác cho phép: xem, thêm, sửa, xóa, xuất file và các thao tác riêng của chức năng đó, ví dụ chuyển phòng, đổi ngày, trả phòng, hủy phiếu. Tích ở dòng chức năng là chọn tất cả thao tác bên trong.
- Bấm Lưu ở góc phải. Hệ thống báo "Cập nhật thành công!".
Nhân viên cần quyền xem của một chức năng thì mới mở được màn hình đó.
Gán nhóm quyền cho nhân viên
- Vào Thiết lập → Tài khoản.
- Bấm Thêm để tạo tài khoản mới, hoặc bấm chọn tài khoản rồi bấm Sửa.
- Ở ô Nhóm quyền, chọn một hoặc nhiều nhóm.
- Ở mục Chi Nhánh, tích Toàn hệ thống hoặc chọn các chi nhánh nhân viên được làm việc.
- Bấm Lưu.
Muốn tài khoản chỉ làm việc với một số phòng, tích Quản lý theo phòng rồi chọn phòng ở tab Quản lý phòng. Cách tạo, khóa tài khoản xem bài Quản lý tài khoản.
Gợi ý chia nhóm quyền
Bạn tự đặt tên và tự chọn quyền cho nhóm, ví dụ:
- Lễ tân: Sơ đồ phòng, Đặt phòng, Hóa đơn phòng, Phiếu xuất ở Lễ tân, Khách hàng.
- Kế toán: Sổ quỹ, các báo cáo doanh thu, thu chi.
- Thủ kho: Sản phẩm, Phiếu nhập, Phiếu hủy, Phiếu kiểm kho, báo cáo Tồn kho sản phẩm.
Xem lịch sử thao tác
Vào Thiết lập → Lịch sử thao tác để biết ai đã làm gì. Lọc theo khoảng ngày, tài khoản, chức năng, thao tác hoặc từ khóa. Bảng gồm Nhân viên, Chức năng, Thao tác, Thời gian, Nội dung; nút Export xuất ra Excel. Lịch sử được giữ 31 ngày.
Lưu ý
- Số nhóm quyền của mỗi khách sạn có giới hạn; nên chia nhóm theo vị trí công việc thay vì mỗi người một nhóm.
- Màn Phân quyền chưa có nút xóa nhóm quyền. Nhóm không dùng nữa thì bỏ nhóm đó khỏi các tài khoản.
- Phân quyền chỉ làm trên bản web; ứng dụng điện thoại dùng chung quyền đã cài.
- Nhân viên nghỉ việc: vào Tài khoản → Sửa → bỏ tích Kích hoạt để khóa.
Xem thêm: Quản lý tài khoản, Quản lý chi nhánh, Thiết lập chung.