Hướng dẫn sử dụng PHÂN QUYỀN TRUY CẬP
Giới thiệu
Tính năng Phân quyền truy cập cho phép chủ khách sạn kiểm soát nhân viên nào được phép làm gì trên phần mềm. Mỗi nhân viên chỉ nhìn thấy và thao tác được những tính năng được giao, tránh tình trạng truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm như báo cáo tài chính hay thông tin khách hàng.
Việc phân quyền cũng là cơ sở để truy cứu trách nhiệm khi có sai sót: ai đã thực hiện thao tác nào, vào thời gian nào.
Cách truy cập
Trên màn hình Quản lý, chọn Thiết lập (1) → Phân quyền (2).
---
I. Tạo nhóm quyền
Mỗi nhóm quyền là tập hợp các quyền truy cập được đặt tên theo vai trò công việc. Ví dụ: "Lễ tân", "Kế toán", "Quản lý", "Nhân viên kho"...
Các bước tạo nhóm quyền mới
- Tại màn hình Phân quyền, chọn tab Nhóm quyền
- Nhấn nút + Thêm nhóm quyền
- Nhập Tên nhóm (ví dụ: "Lễ tân")
- Tích chọn các quyền mà nhóm này được phép thực hiện (xem danh sách quyền chi tiết ở phần III bên dưới)
- Nhấn Lưu để hoàn tất
Gợi ý các nhóm quyền phổ biến
Nhóm Lễ tân:
- Xem và thao tác trên sơ đồ phòng
- Tạo booking, nhận phòng, trả phòng
- Thêm dịch vụ vào hóa đơn (mini bar, thu khác)
- Thanh toán và in hóa đơn
- Không được phép: xem báo cáo tài chính, chỉnh sửa giá phòng, phân quyền
Nhóm Kế toán:
- Xem tất cả báo cáo (doanh thu, thu chi, tồn kho...)
- Quản lý sổ quỹ (thu chi, tài khoản ngân hàng)
- Xem hóa đơn (chỉ xem, không thanh toán)
- Không được phép: nhận/trả phòng, chỉnh sửa booking
Nhóm Quản lý / Chủ:
- Toàn bộ quyền trong hệ thống
- Phân quyền cho nhân viên khác
- Thiết lập giá phòng, cấu hình hệ thống
Nhóm Nhân viên kho:
- Quản lý sản phẩm và dịch vụ
- Tạo phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu hủy, phiếu kiểm kho
- Xem báo cáo tồn kho
- Không được phép: xem sơ đồ phòng, hóa đơn khách
Nhóm Dọn phòng:
- Xem sơ đồ phòng (chỉ trạng thái phòng)
- Cập nhật trạng thái dọn phòng (đã dọn / chưa dọn)
- Không được phép: xem thông tin khách, hóa đơn, báo cáo
---
II. Gán quyền cho nhân viên
Sau khi đã tạo nhóm quyền, bạn gán nhân viên vào nhóm tương ứng.
Các bước gán quyền
- Tại màn hình Phân quyền, chọn tab Nhân viên
- Danh sách hiển thị tất cả nhân viên trong hệ thống
- Tìm nhân viên cần gán quyền
- Tại cột Nhóm quyền, chọn nhóm phù hợp từ danh sách thả xuống
- Hệ thống tự động lưu thay đổi
Thay đổi quyền nhân viên
Khi nhân viên chuyển vị trí công việc:
- Vào tab Nhân viên
- Tìm nhân viên đó
- Chọn nhóm quyền mới. Quyền cũ sẽ được thay thế hoàn toàn
Trường hợp đặc biệt
Một số nhân viên có thể cần quyền khác biệt so với nhóm chuẩn. Trong trường hợp này:
- Tạo một nhóm quyền riêng cho nhân viên đó, hoặc
- Chọn nhóm gần giống nhất rồi điều chỉnh thủ công (liên hệ đội ngũ EHotel nếu cần thiết lập quyền tùy chỉnh đặc biệt)
---
III. Danh sách quyền chi tiết
Dưới đây là các nhóm quyền chính trong EHotel mà bạn có thể bật/tắt cho từng nhóm:
Nhóm quyền Lễ tân
- Sơ đồ phòng: Xem và thao tác trên sơ đồ (nhận phòng, trả phòng, chuyển phòng)
- Đặt phòng: Tạo mới, sửa, hủy booking
- Hóa đơn phòng: Xem, thanh toán, in hóa đơn
- Mini bar: Thêm sản phẩm mini bar vào hóa đơn
- Phiếu xuất (Lễ tân): Tạo phiếu xuất nhanh cho khách
- Timeline: Xem dòng thời gian hoạt động
- Phòng sửa: Đánh dấu và theo dõi phòng sửa
- Danh sách khách: Xem danh sách khách đang lưu trú
Nhóm quyền Quản lý khách hàng
- Quản lý khách hàng: Thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng
- Lịch sử khách hàng: Xem lịch sử lưu trú của khách
Nhóm quyền Sản phẩm & Kho
- Danh mục sản phẩm: Thêm, sửa sản phẩm trong kho
- Phiếu nhập: Tạo và quản lý phiếu nhập kho
- Phiếu xuất: Tạo và quản lý phiếu xuất kho
- Phiếu hủy: Tạo phiếu hủy sản phẩm
- Phiếu kiểm kho: Kiểm kê tồn kho
Nhóm quyền Tài chính & Sổ quỹ
- Loại thu chi: Quản lý danh mục thu chi
- Thu chi: Ghi nhận giao dịch thu chi
- Tài khoản ngân hàng: Quản lý tài khoản ngân hàng
- Thu khác: Thiết lập khoản thu ngoài tiền phòng
Nhóm quyền Báo cáo
- Báo cáo hóa đơn phòng
- Báo cáo doanh thu (tổng, tiền phòng, dịch vụ, khách hàng)
- Báo cáo thu chi
- Báo cáo kho (tồn kho, nhập xuất, nhập hàng NCC)
- Báo cáo vận hành (hiệu suất phòng, đặt phòng, nguồn khách, số người ở)
Nhóm quyền Thiết lập hệ thống
- Loại phòng & Mức giá: Thiết lập loại phòng và giá phòng
- Phân quyền: Tạo nhóm quyền, gán quyền cho nhân viên
- Nhà cung cấp: Quản lý danh sách NCC
- Cấu hình khách sạn: Thiết lập thông tin khách sạn, tầng, phòng
---
IV. Kiểm tra và giám sát
Xem nhân viên đang có quyền gì
- Vào tab Nhân viên
- Nhấn vào tên nhân viên để xem chi tiết các quyền đang được gán
Nhật ký hoạt động
Hệ thống tự động ghi lại nhật ký thao tác của từng nhân viên: ai đã làm gì, vào lúc nào. Nhật ký này rất hữu ích khi:
- Cần điều tra sai sót (ai đã hủy booking, ai đã giảm giá hóa đơn...)
- Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
- Làm cơ sở thưởng phạt, truy cứu trách nhiệm khi cần thiết
Để xem nhật ký, vào menu Thiết lập → Nhật ký hoạt động, chọn khoảng thời gian và nhân viên cần kiểm tra.
V. Lưu ý khi phân quyền
- Nguyên tắc tối thiểu: Chỉ cấp đúng quyền cần cho công việc. Nhân viên dọn phòng không cần quyền xem báo cáo tài chính
- Kiểm tra định kỳ: Mỗi tháng nên rà soát lại danh sách quyền, đặc biệt khi có nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận
- Tài khoản admin: Giới hạn số người có quyền Quản trị hệ thống. Tốt nhất chỉ chủ khách sạn và quản lý cấp cao mới có quyền này
- Mật khẩu: Yêu cầu nhân viên đặt mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ
- Khóa tài khoản kịp thời: Khi nhân viên nghỉ việc, cần khóa tài khoản ngay để tránh truy cập trái phép
---