Nhận phòng (check-in) là bước ghi nhận khách bắt đầu ở. Sau khi lưu, phòng chuyển sang trạng thái Có khách và hệ thống bắt đầu tính tiền phòng.
Video hướng dẫn: Nhận phòng
Xem nhanh các bước trong video dưới đây (bài 5 trong loạt Hướng dẫn sử dụng eHotel), sau đó đọc phần chi tiết bên dưới.
Các cách mở màn hình Nhận phòng
- Từ Sơ đồ phòng: chuột phải vào phòng trống → Nhận phòng.
- Từ Timeline: bấm Thêm → Nhận phòng.
- Từ màn hình Hóa đơn phòng: bấm nút Thêm.
Nhận phòng cho khách đã đặt trước
Khi khách đã có đặt phòng, bạn nhận phòng theo đặt phòng để không phải nhập lại thông tin:
- Trên Sơ đồ phòng, chọn Nhận phòng ở phòng có khách đặt đến hôm nay. Hệ thống hỏi "Phòng có khách đặt ngày hôm nay, bạn có muốn nhận phòng theo đặt phòng không?". Bấm Đồng ý.
- Ở danh sách Đặt phòng: bấm nút ... cuối dòng → Nhận phòng.
- Ở ngăn Khách đến và đi trong ngày, mục Khách đến hôm nay: nút ... → Nhận phòng.
- Trên Timeline: chuột phải vào thanh đặt phòng → Nhận phòng.
Màn hình nhận phòng mở ra với khách, phòng, ngày, mức giá, đặt trước đã điền sẵn. Bạn kiểm tra lại rồi bấm Lưu. Đặt phòng chuyển sang trạng thái Đã nhận.
Nhập thông tin nhận phòng
Thông tin khách hàng
Nhập Tên, Điện thoại, email, Địa chỉ, hoặc bấm 
để tìm khách cũ. Bấm 
để thêm khách mới với đủ thông tin (số căn cước, ảnh căn cước, quốc gia…). Có thể để trống thông tin khách; khi đó hóa đơn ghi là Khách lẻ.
Thông tin lưu trú
- Phòng: chọn loại phòng rồi chọn phòng. Ô phòng chỉ liệt kê phòng đang trống hoặc phòng đặt.
- Đêm, Ngày đến, Ngày đi: ngày đến mặc định là lúc bạn mở màn hình. Chỉ tài khoản có quyền mới sửa được ngày đến.
- Mức giá, số người lớn, số trẻ em.
- Loại hình: Tự động, Ngày đêm, Đêm, Giờ, Tuần hoặc Tháng.
- Đặt trước: tiền khách trả trước, bấm chữ Tiền mặt để chọn phương thức khác.
- Chiết khấu: số tiền hoặc phần trăm giảm, chọn giảm trên tiền phòng, sản phẩm hoặc tổng tiền.
- Nguồn và Ghi chú.
Danh sách khách lưu trú
Chuyển sang mục Khách hàng ở đầu màn hình để thêm từng người ở trong phòng. Bảng gồm Phòng, Tên, Điện thoại, Email, Địa chỉ.
Nhận phòng khách đoàn
- Bấm Thêm phòng
hoặc dấu cộng ở bảng phòng để thêm phòng vào đoàn. - Mỗi dòng chọn Loại phòng, Phòng, Mức giá, người lớn, trẻ em, ngày đến, ngày đi.
- Bấm biểu tượng hai mũi tên
ở tiêu đề cột Thời gian để đổi sang cột Khách hàng và nhập khách cho từng phòng. - Bấm Lưu. Phòng chọn đầu tiên là trưởng đoàn, các phòng còn lại thuộc đoàn.
Lưu nhận phòng
- Lưu: lưu phiếu nhận phòng.
- Lưu & In: lưu và in phiếu, nút bên cạnh để chọn mẫu in.
- Bỏ qua: đóng không lưu.
Nếu khách sạn bật "Tạo thẻ từ khi nhận phòng" trong Thiết lập chung, hệ thống tạo thẻ từ ngay sau khi lưu.
Lưu ý
- Chỉ nhận khách vào phòng đang trống. Phòng bẩn phải chuyển sang Phòng sạch trước; nếu không sẽ gặp thông báo "Phòng khách sạn không ở trạng thái phòng trống."
- Muốn sửa thông tin sau khi lưu, dùng Sửa phòng nhận trên menu phòng.
Xem thêm: Chức năng Đặt phòng, Trả phòng, Gộp đoàn, tách đoàn và ở lại.