Sơ đồ phòng là màn hình lễ tân dùng nhiều nhất trong ngày. Bạn nhìn thấy toàn bộ phòng của chi nhánh trên một màn hình: phòng nào trống, phòng nào có khách, phòng nào cần dọn, phòng nào đang sửa. Hầu hết thao tác lễ tân đều bắt đầu từ đây.
Video hướng dẫn: Sơ đồ phòng
Xem nhanh các bước trong video dưới đây (bài 4 trong loạt Hướng dẫn sử dụng eHotel), sau đó đọc phần chi tiết bên dưới.
Cách mở Sơ đồ phòng
Trên thanh menu, bạn chọn Lễ tân → Sơ đồ phòng.
Hiển thị và sắp xếp phòng
Ô chọn ở góc trên bên trái cho phép xếp phòng theo Tầng hoặc theo Loại phòng. Mỗi nhóm có dòng tiêu đề ghi số phòng còn trống, ví dụ "Còn trống 3 / 8 phòng".
Mỗi ô phòng hiển thị:
- Tên phòng ở thanh tiêu đề, cạnh đó là nút ... để mở menu thao tác. Cách nhanh hơn: bấm chuột phải vào ô phòng.
- Mã và tên loại phòng.
- Phòng chưa có khách: đơn giá ngày. Phòng có khách: tổng tiền tạm tính và tên khách.
- Nhãn nhỏ ghi ngày đến hoặc ngày đi khi phòng có lịch.
Lọc phòng theo trạng thái
Phía trên sơ đồ có thanh đếm số phòng theo trạng thái:
Bấm vào một trạng thái để chỉ hiện các phòng ở trạng thái đó. Bấm Tất cả để hiện lại toàn bộ. Các trạng thái gồm:
- Phòng trống: sẵn sàng nhận khách.
- Có khách: đang có khách ở.
- Phòng bẩn: cần dọn trước khi nhận khách mới.
- Phòng sửa: phòng đang trong khoảng thời gian sửa chữa.
- Phòng đặt: phòng trống có khách đặt đến trong hôm nay. Đặt phòng cho ngày khác không làm đổi trạng thái; bạn xem lịch đó trên Timeline.
Màu của từng trạng thái do khách sạn tự chọn trong Thiết lập chung, nên màu trên máy bạn có thể khác hình minh họa.
Xem khách đến / đi trong ngày
Bấm nút 
ở góc trên bên phải để mở ngăn Khách đến và đi trong ngày:
- Mục Khách đến hôm nay: nút ... trên mỗi dòng có Nhận phòng, Sửa đặt phòng, Hủy đặt phòng, Xem chi tiết.
- Mục Khách đi hôm nay: có Trả phòng, Sửa nhận phòng, Xem nhận phòng.
Phóng to, thu nhỏ sơ đồ
Kéo thanh trượt 
để phóng to hoặc thu nhỏ các ô phòng.
Tìm phòng nhanh
Gõ tên phòng vào ô Tìm kiếm 
rồi bấm Enter hoặc nút kính lúp. Sơ đồ chỉ giữ lại các phòng có tên chứa từ bạn gõ. Xóa ô tìm kiếm và tìm lại để hiện tất cả.
Làm mới sơ đồ
Sơ đồ tự cập nhật khi lễ tân khác nhận phòng, trả phòng hay đổi trạng thái phòng. Bạn vẫn có thể bấm nút 
để tải lại. Nếu trên sơ đồ hiện cảnh báo mất kết nối đồng bộ, hãy bấm làm mới thường xuyên cho tới khi cảnh báo biến mất.
Xem thông tin phòng
Bấm (chuột trái) vào thân ô phòng để hiện khung thông tin: loại phòng, đơn giá, trạng thái, khách, ngày đến, ngày đi, đặt trước, tiền phòng, tiền dịch vụ, ghi chú. Với phòng trống có đặt phòng sắp tới, khung này ghi Ngày đặt đến.
Menu thao tác trên từng phòng
Có 2 cách mở menu của một phòng:
- Bấm chuột phải vào thân ô phòng: menu hiện ngay tại vị trí con trỏ.
- Bấm nút
trên thanh tiêu đề ô phòng.
Menu khác nhau theo trạng thái phòng. Bạn chỉ thấy những mục mà tài khoản được phân quyền.
Phòng trống và phòng đặt
- Nhận phòng: nhận khách vào phòng. Nếu phòng có khách đặt đến hôm nay, hệ thống hỏi bạn có muốn nhận phòng theo đặt phòng không. Chọn Đồng ý để dùng lại thông tin đã đặt. Xem Nhận phòng.
- Đặt phòng: tạo đặt phòng cho phòng này. Xem Chức năng Đặt phòng.
- Phòng sửa: khai báo khoảng thời gian sửa phòng. Xem Phòng sửa.
- Sửa thông tin phòng: sửa tên, tầng, loại phòng, mô tả, thứ tự, khóa từ, trạng thái hoạt động. Giá phòng không sửa ở đây.
- Thêm mới giá phòng hoặc Sửa cấu hình giá phòng: mở nhanh phần giá của loại phòng.
- Phòng bẩn: đánh dấu phòng cần dọn.
Phòng đang có khách
- Trả phòng: tính tiền và trả phòng. Phòng chuyển sang Phòng bẩn. Xem Trả phòng.
- Sửa phòng nhận: sửa thông tin khách, giờ, số người, mức giá đã nhập lúc nhận phòng.
- Đặt phòng: tạo đặt phòng tiếp theo cho phòng này.
- Chuyển phòng và Đổi ngày ở: xem Chuyển phòng và đổi ngày ở.
- Dịch vụ: xem, thêm, sửa, xóa các phiếu sản phẩm đã ghi vào phòng.
- Thêm nhanh dịch vụ: chọn sản phẩm, số lượng, đơn giá rồi bấm Lưu. Tiền cộng vào hóa đơn phòng.
- Gộp đoàn và Tách đoàn (Tách đoàn chỉ có ở phòng trong đoàn, không phải trưởng đoàn): xem Gộp đoàn, tách đoàn và ở lại.
- Tạo thẻ từ: chỉ hiện với phòng có khóa từ.
- Xem nhận phòng: xem lại phiếu nhận phòng (khách, phòng, mức giá, thời gian, số người, sản phẩm, đặt trước, khách cần trả) và in lại.
- Phòng bẩn: đánh dấu phòng cần dọn trong lúc khách vẫn ở.
Phòng bẩn
- Đặt phòng.
- Phòng sạch: dọn xong thì chọn mục này. Phòng về Phòng trống, hoặc về Có khách nếu khách vẫn đang ở.
- Nếu chi nhánh bật chức năng buồng phòng, thay cho Phòng sạch là các mục tiến độ dọn phòng. Xem Buồng phòng.
Phòng đang sửa
- Đặt phòng.
- Phòng sửa: sửa lại khoảng thời gian sửa phòng.
- Sửa thông tin phòng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi lỡ nhận nhầm thông tin khách, sửa thế nào?
Mở menu phòng → Sửa phòng nhận để chỉnh lại. Nếu khách cần sang phòng khác thì dùng Chuyển phòng.
Tôi đặt phòng cho ngày mai nhưng ô phòng không đổi trạng thái?
Đúng như vậy. Ô phòng chỉ chuyển sang Phòng đặt vào đúng ngày khách đến. Trước đó bạn bấm vào ô phòng để thấy Ngày đặt đến, hoặc xem trên Timeline.
Vì sao phòng bẩn không có mục Nhận phòng?
Chỉ nhận khách vào phòng trống. Bạn chọn Phòng sạch (hoặc cập nhật tiến độ buồng phòng) trước, rồi mới nhận phòng.
Gộp đoàn xong có tách ra được không?
Được. Mở menu một phòng trong đoàn → Tách đoàn, chọn các phòng cần tách rồi bấm Lưu. Các phòng được tách thành một đoàn mới.
Vài mẹo nhỏ
- Đầu ca: xem nhanh số phòng trống, có khách, bẩn trên thanh trạng thái, rồi mở ngăn khách đến/đi để biết hôm nay ai đến, ai đi.
- Giờ cao điểm: bấm Phòng trống trên thanh trạng thái cho đỡ rối mắt.
- Ghi yêu cầu đặc biệt của khách (không hút thuốc, thêm gối…) vào ô Ghi chú lúc nhận phòng. Ghi chú hiện khi bạn bấm vào ô phòng.
Lưu ý
- Các mục trong menu phụ thuộc phân quyền tài khoản. Không thấy mục nào thì nhờ quản lý kiểm tra quyền.
- Nhân viên được gán "chỉ xem phòng được giao" chỉ thấy các phòng đã gán cho mình.
Xem thêm: Timeline, Nhận phòng, Trả phòng.