Phiếu nhập ghi nhận hàng mua về kho. Khi phiếu hoàn thành, phần mềm cộng tồn kho, tính lại giá vốn, ghi phiếu chi cho số tiền đã trả và ghi công nợ cho phần còn nợ nhà cung cấp.
Video hướng dẫn: Nhà cung cấp và nhập hàng
Xem nhanh các bước trong video dưới đây (bài 14 trong loạt Hướng dẫn sử dụng eHotel), sau đó đọc phần chi tiết bên dưới.
Danh sách phiếu nhập
Trên menu bên trái, chọn Giao dịch sản phẩm → Phiếu nhập. Lọc theo khoảng ngày (mặc định 7 ngày gần nhất), trạng thái, nhà cung cấp; ô tìm kiếm tìm theo số phiếu. Cột Thực trả, Thanh toán, Còn nợ cho biết tình trạng trả tiền của từng phiếu; phiếu không có nhà cung cấp ghi "Nhập lẻ".
Trạng thái Hoạt động là phiếu đã hoàn thành; Dừng là phiếu đang lưu tạm.
Lập phiếu nhập
- Bấm Thêm. Màn Nhập hàng mở ra.
- Gõ mã hoặc tên vào ô tìm kiếm rồi chọn sản phẩm; chọn lại sản phẩm đã có thì số lượng tăng 1. Các nút cạnh ô tìm: quét mã vạch, chọn theo nhóm, + để thêm nhanh sản phẩm mới.
- Ở mỗi dòng, sửa Số lượng, Đơn giá (mặc định là giá vốn hiện tại), Giảm giá (theo tiền hoặc %). Thành tiền = (Đơn giá − Giảm giá) × Số lượng.
- Ở cột bên phải:
- Kiểm tra nhân viên, ngày giờ nhập; chọn Nhà cung cấp (nút + để thêm mới).
- Số phiếu: để trống thì tự sinh (PN000001...).
- Xem Tổng tiền hàng, nhập Giảm giá cho cả phiếu nếu có, xem Cần trả nhà cung cấp.
- Tiền trả nhà cung cấp: mặc định bằng số cần trả, trả bằng tiền mặt. Trả thiếu thì sửa số tiền; phần thiếu là công nợ. Muốn trả bằng thẻ, chuyển khoản hoặc nhiều cách, bấm biểu tượng thẻ, thêm từng dòng Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản rồi bấm Xong.
- Ghi chú nếu cần.
- Bấm Lưu tạm để lưu nháp, hoặc Hoàn thành để chốt phiếu.
Lưu tạm và Hoàn thành khác nhau thế nào
| Lưu tạm | Hoàn thành | |
|---|---|---|
| Tồn kho | Chưa cộng | Cộng vào kho của chi nhánh |
| Giá vốn | Chưa đổi | Tính lại theo bình quân |
| Phiếu chi | Chưa tạo | Tự tạo phiếu chi "Chi tiền nhập sản phẩm" cho số tiền đã trả |
| Công nợ nhà cung cấp | Chưa ghi | Ghi phần chưa trả |
Phiếu đã hoàn thành không quay lại lưu tạm được. Nếu thiết lập Bắt buộc nhập nhà cung cấp khi nhập hàng đang bật (xem Thiết lập chung), phiếu phải có nhà cung cấp mới hoàn thành được; nếu không bật, phần mềm chỉ hỏi lại khi bạn chưa chọn.
Giá vốn được tính thế nào
Mỗi lần hoàn thành phiếu nhập, giá vốn mới = (giá vốn cũ × tồn hiện có + thành tiền nhập) / (tồn hiện có + số lượng nhập). Ví dụ đang tồn 10 chai giá vốn 8.000đ, nhập thêm 20 chai giá 9.500đ thì giá vốn mới = (80.000 + 190.000) / 30 = 9.000đ.
Sửa, xóa và trả nợ phiếu nhập
- Sửa: tích một phiếu → Sửa. Phiếu đã có nhà cung cấp thì không đổi được nhà cung cấp. Sửa phiếu đã hoàn thành thì tồn kho, giá vốn và công nợ được tính lại theo số mới.
- Xóa: tích phiếu → Xóa. Phần mềm trừ lại tồn kho, giá vốn, công nợ và tự hủy phiếu chi đi kèm. Nếu phiếu đã được trả trong một phiếu chi công nợ nhà cung cấp, phải hủy phiếu chi đó trước.
- Trả nợ: bấm số phiếu để mở hộp Xem phiếu nhập → Thanh toán, hoặc trả gộp nhiều phiếu ở Công nợ nhà cung cấp.
Lưu ý
- Chỉ sản phẩm loại Sản phẩm mới có tồn kho; nhập theo đơn vị lớn (thùng) được tự quy đổi về đơn vị cơ bản.
- Phiếu nhập tính theo chi nhánh đang chọn.
Xem thêm: Giao dịch sản phẩm, Quản lý nhà cung cấp, Tồn kho và thẻ kho.