Hướng dẫn sử dụng GIAO DỊCH SẢN PHẨM

Giới thiệu

Menu Giao dịch sản phẩm tập trung tất cả các thao tác liên quan đến hàng hóa trong kho khách sạn: từ nhập hàng mới, xuất hàng cho khách, hủy sản phẩm hư hỏng, cho đến kiểm kê tồn kho. Menu này giúp chủ khách sạn kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa ra vào, tránh thất thoát và luôn biết chính xác số lượng tồn.

Menu bao gồm 4 loại phiếu:

Phiếu nhập: Ghi nhận hàng nhập từ nhà cung cấp, tự động cập nhật tồn kho
Phiếu xuất: Ghi nhận hàng xuất cho khách hoặc xuất sử dụng nội bộ
Phiếu hủy: Hủy sản phẩm hư hỏng, hết hạn sử dụng
Phiếu kiểm kho: Kiểm kê tồn kho thực tế, điều chỉnh chênh lệch

Cách truy cập

Trên màn hình Quản lý, chọn menu Giao dịch sản phẩm. Hệ thống hiển thị 4 loại phiếu để bạn lựa chọn.

Luồng làm việc cơ bản

Khi nhập hàng từ nhà cung cấp → tạo Phiếu nhập
Khi khách mua sản phẩm (mini bar, đồ uống...) → tạo Phiếu xuất
Khi phát hiện sản phẩm hư hỏng hoặc hết hạn → tạo Phiếu hủy
Định kỳ (cuối tuần/cuối tháng) → tạo Phiếu kiểm kho để đối chiếu tồn kho thực tế

Phiếu nhập

Mục đích: Ghi nhận hàng hóa nhập từ nhà cung cấp vào kho khách sạn.

Tạo phiếu nhập

Vào Giao dịch sản phẩm → chọn Phiếu nhập
Nhấn nút + Thêm mới
Điền các thông tin:

Ngày nhập: Ngày thực tế nhập hàng
Nhà cung cấp: Chọn từ danh sách NCC (nếu chưa có, thêm trong mục Quản lý → Nhà cung cấp)
Sản phẩm: Chọn sản phẩm cần nhập từ danh sách
Số lượng: Nhập số lượng thực nhập
Đơn giá: Giá nhập trên mỗi đơn vị sản phẩm
Ghi chú: Thông tin thêm (số hóa đơn NCC, điều kiện giao hàng...)

Có thể thêm nhiều sản phẩm trong cùng một phiếu bằng cách nhấn + Thêm sản phẩm
Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho.

Lợi ích của phiếu nhập

Tự động cộng dồn vào tồn kho, không cần cập nhật thủ công
Theo dõi được lịch sử nhập hàng từ từng nhà cung cấp
Đối chiếu giá nhập qua các lần để chọn NCC có giá tốt nhất

Phiếu xuất

Mục đích: Ghi nhận xuất sản phẩm cho khách hoặc cho các bộ phận sử dụng.

Tạo phiếu xuất

Vào Giao dịch sản phẩm → chọn Phiếu xuất
Nhấn nút + Thêm mới
Điền thông tin:

Ngày xuất: Ngày thực tế xuất hàng
Sản phẩm: Chọn sản phẩm cần xuất
Số lượng: Nhập số lượng xuất
Lý do xuất: Ghi rõ xuất cho ai, phòng nào hoặc mục đích gì
Giá xuất: Giá bán cho khách (nếu là bán) hoặc giá nội bộ

Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống tự động trừ tồn kho.

Các tình huống sử dụng

Khách tại phòng 201 dùng 2 chai nước trong mini bar → tạo phiếu xuất ghi rõ tên khách, phòng
Bếp cần xuất nguyên liệu để nấu ăn → phiếu xuất nội bộ
Xuất sản phẩm khuyến mãi tặng khách → ghi chú rõ "khuyến mãi" để theo dõi chi phí marketing

Phiếu hủy

Mục đích: Ghi nhận hủy sản phẩm không còn sử dụng được (hư hỏng, hết hạn).

Tạo phiếu hủy

Vào Giao dịch sản phẩm → chọn Phiếu hủy
Nhấn nút + Thêm mới
Điền thông tin:

Ngày hủy: Ngày thực hiện hủy
Sản phẩm: Chọn sản phẩm cần hủy
Số lượng: Nhập số lượng hủy
Lý do hủy: Ghi rõ nguyên nhân (hết hạn sử dụng, hư hỏng do vận chuyển, mất phẩm chất...)

Nhấn Lưu để hoàn tất. Tồn kho được tự động trừ đi.

Phiếu kiểm kho

Mục đích: Đối chiếu số lượng tồn kho trên phần mềm với số lượng thực tế, phát hiện chênh lệch.

Tạo phiếu kiểm kho

Vào Giao dịch sản phẩm → chọn Phiếu kiểm kho
Nhấn nút + Thêm mới
Điền thông tin:

Ngày kiểm kê: Ngày thực hiện kiểm kho
Người kiểm: Người thực hiện kiểm kê (nếu có nhiều nhân viên kho)

Hệ thống hiển thị danh sách tất cả sản phẩm hiện có kèm số lượng tồn trên phần mềm
Với mỗi sản phẩm, nhập số lượng thực tế kiểm đếm được
Hệ thống tự động tính chênh lệch giữa số trên phần mềm và số thực tế
Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ điều chỉnh tồn kho khớp với số liệu thực tế.

Khuyến nghị

Nên kiểm kho định kỳ hàng tuần hoặc ít nhất hàng tháng
Giao cho một người chịu trách nhiệm kiểm kho để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng
Với chênh lệch lớn, cần điều tra nguyên nhân: có thể do quên ghi phiếu xuất, thất thoát hoặc sản phẩm bị hỏng chưa hủy

Thông tin liên hệ

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 0985.245.110 hoặc email contact@ehotel.vn để được hỗ trợ.

Chúc Quý khách thành công!