Tuần trước tôi ngồi cà phê với anh chủ một khách sạn 24 phòng ở Vũng Tàu. Anh kể chuyện đi công tác Sài Gòn 3 ngày, cứ nửa tiếng lại gọi điện về hỏi lễ tân: "còn phòng trống không em", "khách 305 trả phòng chưa", "hôm nay thu được bao nhiêu". Lễ tân thì đang bận tiếp khách, nghe điện thoại xong lại phải mở sổ tra cứu. Cả hai bên đều mệt.
Đây là vấn đề chung của phần lớn chủ khách sạn vừa và nhỏ tại Việt Nam: muốn nắm tình hình kinh doanh nhưng không thể lúc nào cũng có mặt tại quầy lễ tân. Ứng dụng mobile quản lý khách sạn sinh ra để giải quyết đúng chuyện này.
App mobile quản lý khách sạn là gì?
Nói đơn giản, đây là phiên bản rút gọn của phần mềm quản lý khách sạn (PMS) chạy trên điện thoại. Thay vì phải ngồi máy tính ở quầy lễ tân, chủ khách sạn hoặc quản lý có thể mở app trên điện thoại, xem tình trạng phòng, doanh thu, khách đến khách đi mọi lúc mọi nơi, miễn có mạng.
Với eHotel, app mobile đồng bộ dữ liệu thời gian thực với hệ thống desktop ở quầy lễ tân. Lễ tân check-in một khách ở quầy, chủ khách sạn ở nhà mở điện thoại lên là thấy ngay, không cần ai báo cáo lại.
Xem được gì trên điện thoại
Cái đầu tiên chủ khách sạn quan tâm là tình trạng phòng. Mở app lên là thấy sơ đồ phòng: phòng nào trống, phòng nào có khách, phòng nào đã đặt trước, phòng nào đang sửa. Màu sắc phân biệt rõ ràng, không cần đọc chữ cũng hiểu ngay.
Kế đến là doanh thu trong ngày, trong tuần, trong tháng. Tổng tiền phòng, tiền dịch vụ, tiền phụ thu cộng lại thành một con số. Không cần chờ cuối tháng kế toán tổng hợp mới biết tháng này lời hay lỗ.
Danh sách khách đến hôm nay và khách trả phòng hôm nay cũng hiện ngay trên màn hình chính. Kèm tên, số điện thoại, giờ dự kiến. Chủ khách sạn đi công tác vẫn biết hôm nay có đoàn khách 8 người tới lúc 3 giờ chiều, cần dặn lễ tân chuẩn bị phòng liền kề.
Sổ quỹ thu chi cũng xem được trên app. Khoản nào thu, khoản nào chi, ai ghi nhận, lúc mấy giờ. Việc này giúp hạn chế tình trạng lễ tân ghi thiếu hoặc quên báo cáo khoản thu nhỏ lẻ như tiền giặt ủi, tiền nước uống.
Chuyện thường xảy ra khi chủ khách sạn không có ở đó
Khách sạn 15-30 phòng thường chỉ có 1-2 chủ, không thuê quản lý riêng. Chủ vừa lo vận hành, vừa lo marketing, vừa phải đi gặp đối tác OTA, ngân hàng, nhà cung cấp. Không thể lúc nào cũng ở quầy.
Vấn đề là khi chủ vắng mặt, mọi thứ dồn hết lên lễ tân. Lễ tân xử lý được việc thường ngày nhưng gặp tình huống bất thường (khách phàn nàn, khách muốn giảm giá, khách hủy phòng cận giờ) thì cần chủ quyết định. Không gọi được thì lễ tân tự xử lý, đôi khi sai hướng.
Có app mobile, chủ khách sạn dù đang ở đâu cũng nắm được tình hình, chủ động gọi hỏi khi thấy bất thường thay vì bị động chờ lễ tân báo cáo. Ví dụ thấy phòng 401 đã đặt từ hôm qua mà giờ vẫn chưa check-in, gọi điện hỏi lễ tân ngay, tránh để khách đến rồi mới phát hiện phòng chưa dọn.
So sánh cách quản lý cũ và mới
| Tình huống | Không có app mobile | Có app mobile |
|---|---|---|
| Muốn biết còn phòng trống | Gọi điện hỏi lễ tân | Mở app xem trực tiếp |
| Kiểm tra doanh thu hôm nay | Chờ cuối ngày lễ tân báo cáo | Xem realtime bất cứ lúc nào |
| Đi công tác nhiều ngày | Mất kiểm soát, phụ thuộc hoàn toàn lễ tân | Vẫn theo dõi và can thiệp khi cần |
| Phát hiện sai sót thu chi | Cuối tháng đối chiếu mới biết | Xem sổ quỹ hàng ngày, phát hiện sớm |
Ai nên dùng
App mobile phù hợp nhất với chủ khách sạn kiêm luôn vai trò quản lý, không có nhân sự cấp trung để báo cáo trực tiếp. Khách sạn 10-50 phòng, homestay chuỗi 2-3 cơ sở, hoặc chủ vừa quản khách sạn vừa làm việc khác (kinh doanh thêm mảng khác, đi công tác thường xuyên) là nhóm hưởng lợi rõ nhất.
Khách sạn lớn có ban quản lý, giám đốc vận hành riêng thì app mobile vẫn hữu ích nhưng không phải yếu tố sống còn, vì đã có người trực tiếp giám sát tại chỗ.
Bắt đầu như thế nào
eHotel có app mobile đi kèm khi đăng ký gói phần mềm quản lý khách sạn, không tính phí riêng. Chủ khách sạn cài app, đăng nhập bằng tài khoản admin đã có sẵn, dữ liệu tự đồng bộ với hệ thống desktop tại quầy lễ tân.
Không cần cấu hình phức tạp. Cài xong là xem được tình trạng phòng, doanh thu, sổ quỹ ngay trong ngày đầu tiên.
Kết
Quản lý khách sạn từ xa không có nghĩa là bỏ mặc cho lễ tân tự xử lý. Có công cụ đúng, chủ khách sạn vẫn nắm được tình hình dù đang ở bất cứ đâu, chỉ cần chiếc điện thoại trong túi.
👉 Muốn trải nghiệm app mobile quản lý khách sạn của eHotel, đăng ký dùng thử miễn phí tại ehotel.vn.