Biên bản bàn giao ca lễ tân cho nhà nghỉ dịp Tết nên gói trong một tờ giấy, gồm sáu dòng: số phòng có khách, tiền mặt, tiền chuyển khoản, khoản còn nợ và tiền cọc, phiếu hủy hoặc giảm giá, việc dở dang, cộng chữ ký hai người. Mỗi dòng có một cột số ghi từ báo cáo và một cột số thực tế, hai ca cùng nhìn rồi mới ký. Nhờ vậy thiếu hụt có chủ rõ ràng, không còn cảnh ca sau đổ cho ca trước.
Tết Đinh Mùi 2027 có mùng 1 vào ngày 06/02/2027, cao điểm từ mùng 2 đến mùng 6 (07/02 đến 11/02/2027). Giao ca lúc khách đông, người làm thời vụ chưa quen, tiền mặt qua quầy nhiều là lúc dễ lệch nhất. Bài nằm trong loạt Cẩm nang Tết 2027 cho nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.
Vì sao bàn giao ca là chỗ hay lọt tiền dịp Tết?
Bàn giao bằng miệng thì không có số chốt. Ca sáng nói đã thu đủ, ca chiều nói khách ca sáng chưa trả, chủ ở xa chỉ nghe hai bên đổ nhau. Dịp Tết có ba điều làm chuyện này nặng hơn:
- Người làm thời vụ chưa quen nên dễ quên ghi cọc, quên báo khoản khách hẹn trả sau.
- Giá đổi theo ngày, một phòng có thể thu hai mức giá trong cùng một ca (xem giá phòng Tết tăng bao nhiêu là hợp lý).
- Khách đến dồn nên giao ca thường diễn ra giữa lúc đang làm thủ tục, không ai kịp ngồi đối chiếu.
Biên bản bàn giao ca gồm những mục nào?
Làm gọn, không quá một trang, để ca nào cũng điền kịp trong khoảng 15 phút. Bảy mục dưới đây là tối thiểu:
- Thông tin ca: ngày, giờ giao, tên người giao, tên người nhận.
- Số phòng đang có khách và số phòng trống, phòng chưa dọn.
- Tiền mặt: số thực đếm trong két và số theo sổ quỹ.
- Tiền chuyển khoản nhận trong ca.
- Khoản còn nợ và tiền cọc: khách nào còn nợ, khách nào đã đặt cọc.
- Phiếu hủy, giảm giá phát sinh trong ca và lý do.
- Việc dở dang: phòng báo hỏng, khách dặn trả muộn, chìa khóa hoặc thẻ chưa thu lại.
Mẫu biên bản bàn giao ca để in ra dùng
Chép bảng này vào Word hoặc Excel rồi in. Cột "Số báo cáo" lấy từ phần mềm, cột "Số thực tế" là số hai người cùng đếm hoặc cùng nhìn. Thông tin ca (mục 1) ghi ở đầu tờ giấy.
| STT | Mục | Số báo cáo | Số thực tế | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Phòng đang có khách | ||||
| 2 | Tiền mặt trong két | ||||
| 3 | Tiền chuyển khoản trong ca | ||||
| 4 | Khoản còn nợ, tiền cọc đã nhận | ||||
| 5 | Phiếu hủy, giảm giá trong ca | ||||
| 6 | Việc dở dang, ghi chú |
Cuối biên bản ghi: "Hai bên đã đối chiếu, ca nhận chịu trách nhiệm các khoản từ thời điểm ký" kèm họ tên, giờ ký của người giao và người nhận.
Đối chiếu từng dòng với báo cáo nào trong eHotel?
Nói trước: eHotel chưa có tính năng chốt ca hay bàn giao ca, nên biên bản vẫn làm tay. Phần mềm giúp ở chỗ các số liệu có sẵn để đối chiếu thay vì nhớ:
| Dòng trong biên bản | Lấy số ở đâu |
|---|---|
| Phòng đang có khách | Sơ đồ phòng, so với số phòng người dọn phòng báo |
| Tiền mặt | Sổ quỹ: tồn đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, tồn quỹ; lọc theo phương thức thanh toán |
| Tiền chuyển khoản | Báo cáo Tổng doanh thu tách tiền mặt, thẻ, chuyển khoản; so với biến động số dư tài khoản của cơ sở |
| Khoản còn nợ, tiền cọc | Công nợ khách hàng và hóa đơn phòng có tiền đặt trước |
| Phiếu hủy, giảm giá | Báo cáo doanh thu tiền phòng có cột chiết khấu; Lịch sử thao tác cho biết ai thêm, sửa, xóa chứng từ lúc nào |
Sổ quỹ và các báo cáo lọc theo ngày chứ không theo giờ. Nếu một ngày có hai ca, ca sáng ghi số lũy kế của ngày tại lúc giao, ca chiều lấy số lũy kế lúc giao trừ đi số của ca sáng. Làm một lần trong ngày đầu là quen.
Năm con số phải khớp trước khi ký
- Số phòng có khách trên sơ đồ phòng bằng số phòng người dọn báo.
- Tiền mặt thực đếm bằng số dư đầu ca cố định trong két cộng tiền mặt thu trừ tiền chi theo sổ quỹ.
- Tiền chuyển khoản trong ca bằng biến động số dư tài khoản cơ sở.
- Tiền cọc và khoản nợ trên phần mềm bằng sổ ghi tay của ca giao.
- Số phiếu hủy, giảm giá đều có lý do và tên người làm.
Lệch ở dòng nào thì dừng ở dòng đó, hỏi ngay khi người giao còn đứng đó. Chủ muốn xem lại buổi tối thì có năm con số khác trong bài thuê lễ tân thời vụ dịp Tết.
Giao ca đêm, giao thừa và mùng 1 nên làm khác gì?
- Đừng giao ca giữa lúc đang làm thủ tục. Hoàn tất hoặc ghi rõ các phiếu nhận phòng đang dở rồi mới ký.
- Ca đêm ít người kiểm, nên chủ hoặc người phụ trách xem biên bản ca đêm đầu tiên vào sáng hôm sau, kèm lịch sử thao tác của ca đó.
- Giao thừa và mùng 1 thành phố vắng nhưng điểm du lịch kín phòng; ca giao ở điểm du lịch nên thêm một dòng ghi số khách đặt trước cho hôm sau, tránh trùng phòng ngày Tết.
- Ký xong thì mọi thiếu hụt từ lúc đó thuộc ca nhận. Quy tắc này nên viết vào tờ thỏa thuận lúc thuê người.
Khi hai ca lệch số liệu thì xử lý sao?
Ghi chênh lệch vào cột riêng của biên bản, không tự bù, không xóa số. Hỏi ngay trong ca, khi cả hai còn nhớ khách nào, phòng nào. Một người lệch nhiều lần theo cùng một kiểu thì xem tiếp lễ tân gian lận nhà nghỉ và cách phát hiện. Chủ vắng mặt dài ngày xem thêm chủ khách sạn nhỏ vắng mặt quản lý thế nào.
eHotel giúp được phần nào?
eHotel giữ số liệu thu chi, công nợ và lịch sử thao tác theo từng tài khoản nhân viên, để biên bản đối chiếu với con số có sẵn. Giá từ 8.000 đồng/phòng/tháng, chưa gồm VAT, xem tại bảng giá; có thể dùng thử 7 ngày không cần thanh toán trước. Lễ tân cần vài tuần để quen, nên bắt đầu trước Tết, đừng đợi sát ngày.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản bàn giao ca lễ tân gồm những mục nào?
Gồm thông tin ca (ngày, giờ giao, người giao, người nhận), số phòng đang có khách, tiền mặt thực đếm so với số trên sổ quỹ, tiền chuyển khoản trong ca, khoản khách còn nợ và tiền cọc đã nhận, phiếu hủy hoặc giảm giá trong ca, cùng việc dở dang. Hai người cùng ký sau khi đối chiếu từng dòng.
eHotel có tính năng chốt ca và bàn giao ca không?
Không. eHotel chưa có tính năng bàn giao ca, nên biên bản vẫn làm tay trên giấy hoặc file. Các con số trong biên bản lấy từ sơ đồ phòng, sổ quỹ, báo cáo Tổng doanh thu và lịch sử thao tác có sẵn, để hai ca nhìn cùng một số liệu thay vì nghe người giao nói.
Hai ca lệch tiền thì ca nào chịu?
Nên thống nhất bằng văn bản từ đầu: số liệu ghi trong biên bản và hai bên đã ký thì từ lúc ký, thiếu hụt thuộc ca nhận. Lệch nào cũng ghi vào biên bản và hỏi ngay trong ca. Việc trừ vào lương có quy định riêng của pháp luật lao động, nên hỏi kế toán hoặc người tư vấn trước khi áp dụng.
